Als facilitaire organisatie zijn er tal aan processen, werkzaamheden en medewerkers die de boel draaiende houden. Zo zijn draagt de facility manager verantwoordelijkheid voor het waarborgen van de veiligheid, maar ook het verbeteren van de werkplekomstandigheden. Zo wordt de kern van de organisatie optimaal ondersteunt. Om al deze ballen in de lucht te houden is het van groot belang om de organisatie en alle bijkomende diensten zo goed mogelijk te organiseren. In deze blog bespreken we 4 tips die ondersteunen in het efficiënter maken van de facilitaire organisatie.
Het opstellen van een prioriteitenmatrix is een slimme manier om inzicht te krijgen in de lopende zaken. Zo leer je niet alleen waar de organisatie momenteel het meeste tijd aan kwijt is, maar ook waar de focus op zou moeten liggen. Als facility manager onderscheid je zo gemakkelijk wat daadwerkelijk een bijdrage levert aan de strategische doelstellingen van de organisatie. Hoe zou het budget en de beschikbare tijd het beste aan besteed kunnen worden om daar het maximale rendement voor terug te krijgen? Houd rekening met de hard services, maar vergeet ook de soft services niet!
Vaak krijgt het primaire proces voorrang op andere zaken, maar hoe kun je daar als facilitaire organisatie zo ondersteunend mogelijk aan zijn? Dat verschilt natuurlijk per organisatie, maar veiligheid en het voldoen aan wet- en regelgeving zijn over het algemeen zaken die hoog op de prioriteitenlijst staan. Door in kaart te brengen welke processen vereist zijn voor een goedlopend bedrijf weet je zeker of je het budget ook aan de juiste diensten uitgeeft. Misschien geef je op dit moment bijvoorbeeld wel relatief veel geld uit aan een uitgebreide lunch, terwijl een goed werkende en snellere WiFi-verbinding veel meer invloed heeft op de kern van het bedrijf.
Een one-size-fits-all-pakket is zelden een goed idee, dus ook niet wanneer het op een efficiënte facilitaire organisatie aankomt. Het is niet prettig om samen te werken met een organisatie waarbij je gedwongen bent een kant-en-klaar pakket aan dienstverlening af te nemen. Elk bedrijf is anders en heeft zijn eigen, specifieke wensen. Hoe kun je je verschillende partijen op maat kiezen, maar toch kostenefficiënt laten zijn? Het is slim om de regie van deze diensten uit te besteden, zodat je als bedrijf één aanspreekpunt hebt.
Wanneer een facility-organisatie onafhankelijk is, kan er ten alle tijden gewisseld worden van leverancier van facilitaire diensten, maar blijft het overzichtelijk. Er kan aan de achterkant gesleuteld worden aan wie de beste partij voor de job is en zo werk je in elke tak van sport met de beste keuze. De beste specialisten uit de markt werken dan samen als één bedrijf.
Een Facilitair Management Informatie Systeem (FMIS) waarin alle financiële en operationele informatie bij samen gebracht wordt, is de backbone van een goedlopende facilitaire organisatie. Doordat alle informatie centraal beschikbaar is, wordt het mogelijk om actief op resultaten te sturen. Denk bijvoorbeeld aan het sturen op uitgaven, de voortgang van het budget, of in hoeverre je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen. Alle handelingen die je doet, van aanvragen tot afhandelingen, leg je vast in het FMIS. Omdat het systeem alle beschikbare informatie verzamelt en aan elkaar koppelt, kun je als facilitaire organisatie snel bewegen, bijsturen waar nodig, meteen beslissingen nemen en sturen op ontwikkelingen.
Voor een efficiënte facilitaire organisatie is als laatste afstemming en evaluatie met de rest van de organisatie belangrijk. Dragen de facility services inderdaad nog bij aan de strategische doelstellingen? Zijn de prioriteiten die jullie hebben bepaald nog actueel? In de praktijk zijn er elke dag zaken die ervoor kunnen zorgen dat de wensen of het budget wijzigt. Daarom is het belangrijk dat je steeds blijft zoeken naar eventuele verbeteringen om te zorgen dat de facilitaire diensten te allen tijde optimaal aansluiten bij de organisatie.
Het is belangrijk om continu met elkaar te evalueren waar je staat, of je het gewenste resultaat nog behaald en of de facilitaire organisatie moet meebewegen op basis van ontwikkelingen in de markt of vanuit de moederorganisatie. Zo niet, dan is bijsturen noodzakelijk en daarvoor is bijvoorbeeld een FMIS essentieel. Een facilitaire organisatie is efficiënt als het continu kan meebewegen met de veranderingen die er binnen de organisatie plaatsvinden.
Meer weten over het efficiënt maken van je organisatie? We weten met welke trends je rekening moet houden, of er al oplossingen ontwikkeld zijn voor jouw vraag, welke valkuilen er zijn en hoe je die kunt omzeilen. Onze facilitair experts houden van een uitdaging, doorgronden snel jouw vraag en vertalen die naar een passend facilitair advies. Plan hier direct een vrijblijvend adviesgesprek in!