Exploitatie en beheer: de voordelen voor jouw organisatie
Gebouwbeheer van multifunctionele gebouwen
Multifunctionele gebouwen schieten de afgelopen jaren als paddenstoelen uit de grond. Van sportlocaties tot zwembaden, van kantoorpanden tot zorginstanties. Maar vaak blijkt dat na het realiseren van zo’n gebouw het beheer te wensen overlaat. Er ontstaat spanning tussen gebruikers en gebouwbeheerders doordat het beheer van het gebouw op dezelfde manier wordt aangepakt als bij monofunctionele gebouwen. Meerdere gebruikers in een gebouw zorgen voor meerdere wensen en diensten in een gebouw. Een probleem dat hier kan ontstaan is dat er geen duidelijke samenwerking is tussen deze diensten, wat de aantrekkelijkheid van het pand schaadt. Het resultaat? Ontevreden gebruikers of huurders die op zoek gaan naar een ander pand waar het gebouwbeheer wel op orde is. Het uitbesteden van je gebouwbeheer kan soelaas bieden. Dit zijn de voordelen:
1. Strategische focus op gebouwbeheer en -onderhoud
Als we een top tien kunnen maken van de belangrijkste facilitaire taken, dan staat gebouwbeheer en -onderhoud op nummer op de eerste plek. Het is een grote verantwoordelijkheid voor alle externe facility managers die zich hiermee bezighouden. Laat staan hoe dit voor organisaties is waar er intern nog wordt gezorgd voor deze taken. Van zaken als schoonmaak, schilderwerk, beveiliging en de buitenkant van het pand: allemaal onderdelen die je van je werk af kunnen houden. Het beheren van een gebouw is geen taak die je op kunt pakken als je daar even tijd voor hebt. Een strategisch plan is hiervoor noodzakelijk, maar ook iemand die zich met niks anders hoeft bezig te houden dan met het beheer van het gebouw.
Een ander bijkomend voordeel van het uit handen geven van deze grote verantwoordelijkheid is dat je je niet bezig hoeft te houden met verschillende dienstverleners. Het contact onderhouden met externe partijen neemt veel tijd in beslag en dat kan hoog in de kosten oplopen. Tot slot is het succes van gebouwbeheer bepalend door de samenwerking tussen de verschillende gebruikers in één pand. Deze gebruikers tevreden houden is dus belangrijk om leegloop te voorkomen.
2. Gebouw wordt optimaal voor elke gebruiker
Zijn er plekken in het gebouw die leegstaan? Heeft het gebouw geen duurzame energie-installatie? Worden storingen te laat opgevolgd? Als je bezettingskosten wil verlagen en de samenwerking tussen medewerkers wil bevorderen is het belangrijk om je bezettingsgraad te analyseren. Een pand is meer dan alleen een functionele ruimte. De waarde van een pand ligt in het creëren van een prettige omgeving. Het inzetten van een community manager kan hierbij helpen. Zij kunnen het gesprek aangaan en zich verplaatsen in de wensen en behoeften van de gebruikers. Is de plek wel van alle gemakken voorzien en is er überhaupt rekening gehouden met de huurders van het pand? Het zal niet als verrassing komen: gelukkige gebruikers willen lang in een pand blijven wat weer nieuwe huurders kan aantrekken.
3. Je voorkomt hoge exploitatiekosten
Hoge exploitatiekosten ontstaan meestal door onenigheden tussen partijen die gebruikmaken van hetzelfde gebouw. De oorzaak is dat er bij aanvang van het gebouwgebruik geen duidelijke afspraken zijn gemaakt tussen de partijen. Exploitatiekosten zijn een verzameling van energiekosten, onderhoudskosten, schoonmaakkosten, belastingen en verzekeringen. De hoogte van de kosten wordt dus bepaald door de manier waarop het gebouw beheerd wordt. Door één partij te kiezen als beheerder kunnen de exploitatiekosten worden geminimaliseerd.
4. Zorgen worden weggenomen, tijd wordt vrijgemaakt
Het uit handen geven van je gebouwbeheer is geen beslissing die je zomaar maakt. Maar als vastgoedeigenaar wil je het beste voor je huurders en gebruikers. Iedereen tevreden houden is niet gemakkelijk, helemaal als je met verschillende soorten gebruikers te maken hebt. Van zorglocaties tot sportaccommodaties, van scholen tot cultuurhuizen: allemaal hebben ze baat bij de beste voorzieningen, een betrokken management en een optimale bezettingsgraad.
Als extern partner verzorgt Vebego Facility Solutions in heel Nederland de professionele exploitatie en het facilitair beheer van diverse gezondheid- en cultuurcentra. Van het beheer van de locatie tot het uitvoeren van meerjarenonderhoudsplannen, van inkoop tot het opvolgen van storingen. Alles is uit te besteden of slechts één onderdeel. Allen met één doel: een maximale service tegen acceptabele, voorspelbare kosten.
