Hoe bewaak je de gastvrijheid op een social distance proof kantoor?

Persoonlijke aandacht

Gastvrijheid draait altijd om persoonlijke aandacht naar werknemers, bezoekers en leveranciers. De coronamaatregelen bieden je niet de beste manier om iemand welkom te heten. Wekenlang worden we geconfronteerd met wat we allemaal niet meer mogen. Als facility manager kun je al bij aankomst op het kantoor het verschil maken. Begin bijvoorbeeld al bij de slagboom. Er wordt vaak opengedaan zonder dat een gast welkom wordt geheten. Dus in plaats van dat je voortaan gedachteloos de slagboom opent, heet mensen vriendelijk welkom, vertel waar ze kunnen parkeren en waar je ze opwacht. Deze manier van aandacht voor gasten zet de toon voor de rest van het bezoek.

Met de hele organisatie

Gastvrijheid is niet alleen de taak van de facility manager of hospitality medewerker, maar van de gehele organisatie. Op strategisch niveau hospitality ontwikkelen en waarborgen is essentieel. Gedurende de coronamaatregelen op kantoor maak je het verschil in gastvrijheid als de hele organisatie meegaat in het nieuwe hospitalitybeleid. Dit begint bij de receptie, tot de catering, schoonmaak en beveiliging.

Begeleiding

Hoe kun je een bezoeker het beste benaderen? Hebben sommige medewerkers misschien meer begeleiding nodig om te kunnen aarden tijdens de coronamaatregelen? Als facility manager heb je ook de taak om extra te coachen rondom corona. Geef gasten, medewerkers en andere gebruikers van het gebouw het gevoel dat ze gesteund worden.

Het kantoorpand

Niet alleen de gebruikers van het pand hebben invloed op de gastvrijheid. De locatie evenmin. Als een bezoeker jouw kantoor binnenloopt, op welke manier heb je 1,5 meter afstand kunnen waarborgen? Kies je voor snelle, goedkope oplossingen of werk je aan een uitstraling die een positieve invloed heeft op het gevoel van gastvrijheid? Kies niet voor uitgeprinte A4’tjes, duck-tape en rommelig afgezette ruimtes. Kies juist voor scheidingswanden om bepaalde ruimtes af te sluiten of creëer een looproute met in huisstijl ontworpen vloerstickers of pijlen.

Niet minder, maar slimmere catering

Vaak liggen er veel losse producten die met de hand verpakt worden in een bedrijfsrestaurant. Los fruit, sneden brood, beleg en salades. Minder aanbieden is geen optie, dus zorg dat je slimmer omgaat met de bedrijfskantine. Evengoed een koekje bij de koffie kunnen aanbieden aan je gasten maakt het verschil. Kies voor het verpakken van alle producten per stuk en bied fruit aan met een oneetbare schil zoals bananen, mandarijnen en kiwi’s. Gasten zullen ook niet meer dicht bij elkaar willen staan. Vermijd drukte in het bedrijfsrestaurant door koffiepauzes en lunches in shifts op te delen.

Succesvol gastvrij tijdens corona

Gasten op een fijne manier kunnen verwelkomen op de werkvloer is mogelijk, ondanks alle beperkingen. De nieuwe klantreis begint bij het communiceren over de maatregelen op kantoor. Een 1,5 meter kantoor verandert de klantreis waar je als facility manager goed op kunt inspelen. Begroet een gast bij de slagboom en vertel waar er geparkeerd kan worden. Zodra de gast binnenstapt moet de hospitality voelbaar zijn vanuit de gehele organisatie.