Het kantoor of gebouw waar jouw organisatie in gevestigd is kan in de loop der jaren minder goed aansluiten op jullie wensen en behoeften. Je organisatie kan groeien, de werkcultuur kan veranderen of de organisatie gaat op een meer hybride manier werken. Dat betekent dat er een huisvestingsvraagstuk ontstaat: is herhuisvesting nodig? In dit artikel leggen we uit wat herhuisvesting is, wanneer het nodig kan zijn en hoe je dit als facility manager in goede banen leidt.
Wat betekent herhuisvesting?
Als je merkt dat jullie pand of kantoor niet meer past bij de ontwikkeling en toekomst van de organisatie is het tijd om de huisvestingssituatie in kaart te brengen. In dit soort gevallen komt herhuisvesting ter sprake. Dit is een breed begrip voor de herziening van je huisvesting en gaat van een kleine aanpassing aan je gebouw tot aan een grote verbouwing of verhuizing. Hierbij wordt er gestreefd naar een nieuwe situatie die je primaire werkproces en de activiteiten die daarbij komen kijken, optimaal ondersteunt.
Waarom herhuisvesting?
Het begrip herhuisvesting is van toepassing op alle veranderingen omtrent huisvesting en kan in verschillende situaties aan de orde zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
- Een verbouwing: in de meeste gevallen zijn een paar aanpassingen genoeg om het gebouw weer aan te laten sluiten op de wensen en behoeften. Dit kan gaan om een kleine aanpassing zoals het creëren van een nieuwe vergaderruimte of een meer ingrijpende verbouwing zoals het isoleren van je gehele pand.
- Het opnieuw indelen van de werkplek: in dit geval wordt de volledige ruimte opnieuw ingericht. Denk aan het creëren van ontmoetingsruimtes en ontspanningsplekken of het simpelweg verschuiven van bureaus.
- De overgang naar een ander werkplekconcept: een werkplekconcept gaat over de wijze waarop werkprocessen, middelen en diensten samenkomen om daarmee werk in een werkruimte te faciliteren. Denk aan de overgang van het traditionele cellenkantoor naar een flexibele kantoortuin met concentratiehoekjes en aparte belruimtes.
- Het afstoten of verminderen van overtollig vastgoed: het kan ook zijn dat het huidige gebouw nu of in de toekomst te groot wordt. In dat geval kan overtollig vastgoed afgestoten worden, waarmee je natuurlijk leegstand voorkomt.
- Een bedrijfsverhuizing: in sommige situaties is verhuizen een betere optie dan herinrichten, verbouwen of afstoten. Lees hier meer over de afweging tussen revitalisatie en een nieuw kantoorgebouw.
Herhuisvesting stappenplan
Om met herhuisvesting aan de slag te gaan, doorloop je een aantal cruciale stappen en fasen. Zo kom je uiteindelijk tot je ideale huisvestingssituatie.
Stap 1: Bepaal waar je herhuisvesting aan moet voldoen
Breng het vraagstuk rondom het huidige gebouw in kaart. Waarom voldoet deze niet meer aan je wensen? Bepaal vervolgens wat de eisen van herhuisvesting zijn met betrekking tot de facilitaire dienstverlening. Is het bijvoorbeeld nodig om een eigen receptie of servicedesk op te zetten? Of zijn jullie bezig met verduurzaming of het verhuren van ruimtes? Dit zijn uitdagingen die je als facility manager mee moet nemen in het herhuisvestingsplan.
Stap 2: Geef je visie vorm
Bepaal waar je in de toekomst met jouw organisatie heen wilt en ga na welke invloed huisvesting hierop heeft. De huidige werkruimte kan bijvoorbeeld qua oppervlakte niet meer passend zijn om jullie facilitaire uitdaging te kunnen volbrengen. Vorm jouw visie aan de hand van de behoeftes om de toekomstplannen van je organisatie waar te kunnen maken.
Stap 3: Zet een strategie op
Een herhuisvestingsstrategie opstellen is belangrijk om te voorkomen dat je ad-hoc beslissingen moet maken. Zo voorkom je onnodige kosten én een deuk in de medewerkerstevredenheid. Beslissingen rondom huisvesting maak je namelijk voor de lange termijn. Neem je gevormde visie als uitgangspunt en ga na welke concrete stappen er genomen moeten worden om je herhuisvesting uit te kunnen voeren. Denk aan het doorlopen van een ontwerptraject of het selecteren van de juiste personen die de herhuisvesting kunnen uitvoeren.
Stap 4: Creëer draagvlak
Herhuisvesting kan vele veranderingen met zich meebrengen en een grote impact hebben op het uitvoeren van werkzaamheden. Al helemaal voor degene die dagelijks van het pand gebruikmaken. Maak de gehele organisatie dus warm voor de herhuisvesting en creëer draagvlak door medewerkers te betrekken bij het proces. Vraag bijvoorbeeld naar hun input en ideeën. Waar lopen zij tegenaan in het huidige gebouw en wat zien zij graag anders?
Stap 5: Uitvoeren van de herhuisvesting
Terwijl de herhuisvesting intern of extern uitgevoerd wordt, is het belangrijk om rekening te houden met een aantal dingen:
- Houd vooral de visie en het doel van je herhuisvesting in het oog en wijk daar niet teveel van af. Zo voorkom je onnodige kosten en ontevredenheid over het resultaat.
- Communicatie tussen de verschillende betrokkenen om de herhuisvesting uit te voeren is cruciaal om het proces soepel te laten verlopen.
- Houd bij de uitvoering ook rekening met het tijdelijk moeten opslaan van de (volledige) inventaris om te voorkomen dat er dingen kapot gaan.
Stap 6: Evalueer
Ga na de herhuisvesting bij alle stakeholders zoals medewerkers, klanten en partners na wat zij van de nieuwe situatie vinden. Doe dit na een korte periode van ca. 3 maanden zodat iedereen er voldoende aan heeft kunnen wennen. Vergelijk de resultaten met hoe de situatie voor de herhuisvesting was en bepaal de verschillen. Hebben jullie de ambities gehaald of zijn er nog zaken die aandacht nodig hebben?
Hulp nodig met je herhuisvesting?
Herhuisvesting kan nieuw leven in de manier van werken blazen en jouw organisatie toekomstbestendig maken. Het gebouw waar je organisatie gevestigd is, heeft grote invloed op jullie ontwikkeling en groei. Heb je behoefte aan advies over de mogelijkheden van herhuisvesting voor jouw organisatie? Onze experts kunnen je op weg helpen met het opstellen van een toekomstbestendige huisvestingstrategie. Lees hier hoe we dat aanpakken of neem direct contact op!
