Het toekomstbestendig maken van kantoren omvat het proces van anticiperen op verwachte en onverwachte ontwikkelingen. Het gaat om oplossingen ontwikkelen en kansen pakken zodra het moment daar is. Tegelijkertijd beschermt toekomstbestendigheid je organisatie ook voor eventuele negatieve consequenties. Toekomstbestendigheid is dus iets waar je in wilt en moet investeren als je het voordeel uit iedere situatie wilt halen. Het houdt je organisatie vitaal en weerbaar in economisch fluctuerende tijden. Iets waar organisaties nu meer dan ooit behoefte aan hebben.
Een toekomstbestendig kantoor creëren doe je natuurlijk niet zonder gedegen voorbereiding, onderzoek en voldoende tijd en middelen. Het proces kun je daarentegen wel behapbaar onderverdelen in 4 stappen die je met een team moet doorlopen.
De eerste stap is het identificeren en prioriteren van de meest waarschijnlijke drijfveren van verandering voor jouw organisatie en de werkomgeving. Het gaat in deze fase dus om het onderzoeken van de industrie en globale trends, landelijke (denk aan regels en wetten) en regionale (denk aan ruimtevoorzieningen en huisvestingmogelijkheden) ontwikkelingen en marktontwikkelingen. Denk bij trends en marktontwikkelingen bijvoorbeeld aan het belang van een digitale werkomgeving, het beveiligen van gebouwen als het om gezondheid gaat en de flexibilisering van onze manier van werken.
Dit heeft voor een groot deel te maken met de weerbaarheid van niet alleen de werkomgeving en organisatie, maar ook de medewerkers en contracten. Je wilt je organisatieplannen en –doelen flexibel aan laten sluiten op de vaste activa (zoals het kantoorgebouw en apparatuur) en volatiele componenten (zoals personeel). Wanneer je een flexibele en toekomstbestendige kantooromgeving creëert kun je deze beter, in minder tijd en met lagere kosten aanpassen aan een veranderende personeels- en productieomvang.
Je wilt natuurlijk liever niet stilstaan bij de mogelijkheid dat je organisatie niet de weerbaarheid heeft om uitdagingen aan te kunnen. Nadenken over de ‘wat als’ is in deze zin het slimste om te doen. Het kan je op andere visies brengen waardoor je wel de juiste oplossingen kunt bedenken voor mogelijke uitdagingen van de toekomst.
We zijn allemaal bezig met het bedenken van slimme oplossingen en nieuwe werkwijzen om de uitdagingen van morgen te overbruggen. Investeer in ontwikkelingen en trends die bewezen succesvol zijn voor organisaties, zoals:
De stap naar een toekomstig kantoor kun je vandaag nog zetten. Start met het in kaart brengen van je organisatiedoelen en drijfveren die voor verandering kunnen zorgen. Zorg voor een flexibele connectie tussen de doelen en externe en interne krachten. Investeer in huidige best practices om nu al een stap vooruit te zetten. Belangrijker nog: breng flexibiliteit aan in alle lagen van je organisatie.
Kun je wel wat hulp gebruiken bij het toekomstbestendig maken van jouw kantoor? Neem dan hier contact op om vrijblijvend met een van onze experts in gesprek te gaan.