Great work voor High Tech Campus Eindhoven
High Tech Campus Eindhoven (HTCE), eigendom van investeerder OakTree, is de slimste vierkante kilometer van Europa. Het is de thuisbasis van 235 hightechbedrijven en meer dan 12.000 innovators, onderzoekers en ingenieurs die de technologieën en bedrijven van morgen ontwikkelen. Door de komst van nieuwe bedrijven en de uitbreiding van al gevestigde bedrijven is de campus in de afgelopen jaren gegroeid.
In het Managing Agent Model hebben we de perfecte tussenweg gevonden
Philips hanteerde een Total Facility Managementmodel om het primaire proces optimaal te ondersteunen. Het facilitair domein werd wereldwijd via één uniforme standaard georganiseerd. Na de verkoop in 2012 ontstond een nieuwe situatie op de campus. Het doel van de investeerder was om er een ecosysteem en Great Place To Work voor innovatieve hightechbedrijven te creëren. Een ambitie waarbij enkel een ondersteunende rol van facility management niet langer volstond. Het moest een prominent onderdeel van het primaire proces worden. Het TFM-model van Philips bood daarvoor onvoldoende bewegingsruimte.
“Na de verzelfstandiging leek het of we twee opties hadden: doorgaan met het TFM model of inbesteden, maar geen van beide sloot aan bij ons gevoel en onze wensen. TFM gaf ons onvoldoende invloed op de inhoud van onze dienstverlening. Het paste niet bij onze klantfocus en ook niet bij onze visie op samenwerken en opdrachtgeverschap. Ook inbesteden vonden we niet aantrekkelijk. Het moeten uitbreiden van onze eigen organisatie zou zeker impact hebben op onze kosten, wendbaarheid, flexibiliteit en kwetsbaarheid.
In het Managing Agent Model hebben we de perfecte tussenweg gevonden. Met dit outsourcingsmodel hebben we volledige vrijheid om facilitaire partners te selecteren en houden we regie over “wat” er geleverd wordt aan onze huurders. Tegelijkertijd hoeven we ons niet te bemoeien met het “hoe”. Dat laten we over aan de vakspecialisten.
We hebben voor Vebego Facility Solutions gekozen als onze Managing Agent partner vanwege hun expertise, transparante werkwijze, flexibiliteit, en hun persoonlijke aandacht. Zij hebben ons na de verzelfstandiging uitstekend geholpen om de basisdienstverlening op orde te brengen. Ruim 70% van onze huurders noemt het zeer tot extreem aannemelijk dat zij HTCE als vestigingslocatie aanbevelen bij andere bedrijven.”
Harrie Arends, Operations Manager bij HTCE
Nadat we in zee gingen met HTCE moesten we direct vol aan de bak. Een transitie naar een Managing agentcontract met een korte doorlooptijd, op een campus waar veel complexe gebouwtechniek aanwezig is, was bepaald niet zonder risico. We hebben een implementatieteam samengesteld van experts op het gebied van facility management, gebouwtechniek, hospitality, FMIS, contractmanagement en HR. Onder leiding van een ervaren implementatiemanager hebben we de klus geklaard en de benodigde strategische wijzigingen snel maar gecontroleerd doorgevoerd.
HTCE heeft gekozen voor een Managing Agent met een ‘hoge knip’. Wij zijn verantwoordelijk voor het contractmanagement van de hard services en de soft services én voor het technisch management van de gebouwen op de campus. Onze facility managers en servicedeskmedewerkers communiceren rechtstreeks met de huurders van HTCE. Samen met de facilitair partners zorgen wij dat de basisdienstverlening op orde is en de KPI’s worden gehaald. HTCE kan zich focussen op strategische ambities omdat wij hen op operationeel en tactisch niveau ontzorgen.
“In 2016 hebben we de ambitie vastgesteld om in 2025 de meest Duurzame en Innovatieve Campus van Europa te zijn. Om integraal invulling te geven aan deze complexe opgave hebben we in 2017 een facilitaire coalitie opgericht. In deze coalitie werken onze facilitaire partners met elkaar én met huurders aan business cases om bijvoorbeeld ecologisch landschapsbeheer, verduurzaming, circulariteit en vitaliteit op de campus te bevorderen. Vebego Facility Solutions heeft in de coalitie de rol van facilitair verbinder en onderhoudt het klantcontact. Daarmee is Vebego Facility Solutions ook mede aanjager van innovatie en duurzaamheidsinitiatieven.
Om dit besturingsmodel te kunnen blijven ontwikkelen, hebben we in 2018 een contractmanager en een technisch manager van Vebego Facility Solutions als Facility Professionals aan ons Operations team toegevoegd. Met hen vergroten we onze slagkracht, monitoren we de dienstverlening van de facilitaire partners en stimuleren we integraliteit. Door bijvoorbeeld gericht te vragen naar belemmeringen bij het realiseren van duurzame en innovatieve initiatieven en belangen van facilitaire partners veilig te stellen. Dit leidt tot meer en betere business cases en grotere stappen op onze weg naar de meest duurzame en innovatieve campus.”
Inkoop & Contractmanager HTCE
“Het Managing Agentmodel en de samenwerking met Vebego Facility Solutions heeft ons veel gebracht. Het is een prettige combinatie van regie voeren en ontzorgd worden. Vebego Facility Solutions schakelt snel en weet steeds de juiste mensen met relevante facilitaire kennis en competenties aan te trekken. De manager advies en ontwikkeling levert met haar workshops bijvoorbeeld uitstekend werk als aanjager en moderator van integrale oplossingen in de facilitaire coalitie.”
Harrie Arends, Operations Manager bij HTCE
De toegevoegde waarde maken we meetbaar voor HTCE. Drie voorbeelden:
- Kostenbesparing. Wij zoeken continue naar besparingen door zaken slimmer te organiseren. De meest recente is de besparing van een volledige FTE op het postproces.
- Partnerschap. Samen met partners als Eurest, Dolmans, ICS en Beelen hebben we de foodwaste verminderd in de keukens en ligt er een implementatieplan om 20% meer restafval te recyclen. Ook is er een composteermachine geplaatst voor hergebruik aan het einde van het cateringproces.
- Wendbaarheid. Elk jaar bespreken wij samen met HTCE wat de verwachtingen zijn voor het jaar en daarop passen wij de bezetting van ons team aan. In geval van groei en veel projecten groeien we mee en in geval van krimp schalen we af.
Harrie: “Er zijn nog altijd meer organisaties geïnteresseerd in huisvesting op de campus dan dat we plekken beschikbaar hebben. Door te zorgen voor tevreden huurders, zorgen we voor een goede exploitatie van de campus en voor een tevreden investeerder. Zo draagt Vebego Facility Solutions direct bij aan het primaire doel: een aantrekkelijk vestigingsklimaat bieden voor innovatieve bedrijven.”
Plan vrijblijvend een adviesgesprek
Heb jij net als Harrie Arends van HTCE ook facilitaire vraagstukken voor jouw organisatie? Wil jij weten welk outsourcingsmodel het beste past bij jouw organisatie(doelen)? Plan dan geheel vrijblijvend een adviesgesprek in met één van onze specialisten.
