Great work voor Hogeschool Inholland
Voor Hogeschool Inholland coördineerde Vebego Facility Solutions de bedrijfsverhuizing van drie locaties in Amsterdam naar de nieuwbouw in de Sluisbuurt. In zeven maanden tijd werden medewerkers en studenten van alle locaties op eenduidige wijze voorbereid zodat zij op 1 september 2024 probleemloos konden starten in een gloednieuw, duurzaam gebouw.
De dienst Facilitaire Zaken van Hogeschool Inholland is voortdurend bezig met toekomstbestendige huisvesting. Belangrijke thema’s daarbij zijn onder andere verduurzaming en flexibiliteit. De op 19 augustus in gebruik genomen nieuwbouw (9 verdiepingen, bijna 30.000 m² bedrijfsvloeroppervlak en geschikt voor circa 7.000 studenten) voldoet aan al die kenmerken, mede door de implementatie van Activiteit Gerelateerd Werken (AGW). Hierbij hebben medewerkers geen eigen werkplekken meer. In plaats daarvan werken zij in teamkamers, met flexplekken en daglockers. In de aanloop naar de verhuizing was dit een belangrijk thema.
Inholland koos ervoor om een deel van de verhuiscoördinatie uit te besteden aan Vebego Facility Solutions. Marije van de Kamp werd vanuit haar rol als verhuiscoördinator verantwoordelijk voor de verhuizing van de locaties Amsterdam OZW, Science Park en Naaldwijkstraat naar de nieuwbouw. Ze onderhield de contacten met de teamleiders en -ondersteuners van de diverse opleidingen, stelde een draaiboek en duidelijke verhuisinstructies op en verzorgde de communicatie richting de medewerkers.
Marije van de Kamp, verhuiscoördinator bij Vebego Facility Solutions: ''Ik heb al diverse bedrijfsverhuizingen gecoördineerd, maar nog niet eerder van deze omvang. Hoewel elke verhuizing maatwerk is, kon ik terugvallen op onze checklist en ons concept draaiboek om ook deze verhuizingen in goede banen te leiden. De drie succesfactoren van dit project waren:
Voor de voorbereiding en verhuizing was een periode van zeven maanden beschikbaar. Tijd die ook nodig was om medewerkers van Inholland voor te bereiden op hun nieuwe werkplek zonder persoonlijke opslagruimte. Door het AGW-inrichtingsconcept konden fotolijstjes, oude mappen en koffiemokken niet klakkeloos meeverhuizen, er moest echt opgeruimd en opgeschoond worden.
Marije: “We hebben goed nagedacht hoe we de medewerking van de gebouwgebruikers hierin konden realiseren. Zo zijn we al in maart begonnen met communiceren over de noodzaak om persoonlijke spullen uit te zoeken en op te ruimen. De afdeling Communicatie van Inholland ondersteunde daarbij. Vervolgens hebben we een opruimweek georganiseerd waarvoor we extra afvalcontainers regelden. Zo konden medewerkers hun overtollige spullen snel en efficiënt kwijt.”
De beschikbare voorbereidingstijd gaf de nodige speelruimte om ongunstige scenario’s te managen. Zo moest het gebouw van OZW niet in maar vlak voor de zomervakantie al leeg opgeleverd worden in verband met een geplande verbouwing. Door de goede samenwerking met UTS Convoi en een strak geregisseerd verhuisweekend konden de lessen en examens in Diemen voortgezet worden.
Corine Oudewaal, Teamleider Facilitair Hogeschool Inholland: “Vebego heeft een uitstekende match geleverd. Marije was met haar kennis en ervaring een waardevolle aanwinst voor ons team. Ze heeft de verhuizing van OZW/NWS/SP in goede banen geleid. Ze was 24 uur per week aanwezig voor rechtstreeks contact met het onderwijs en onze verhuispartner. Dat heeft mij veel werk uit handen genomen. Het onderwijs heeft het contact met Marije als heel prettig ervaren.”
KUNNEN WIJ WAT VOOR JE BETEKENEN?
Elke organisatie heeft ze: facilitaire uitdagingen die naast de dagelijkse taken en volle agenda’s veel aandacht vragen, zoals een verhuizing of verduurzamingsopdracht. Hoewel projecten een kop en staart hebben en behapbaar lijken, vraagt de voorbereiding en uitvoering vaak meer tijd, aandacht en kennis dan verwacht.
Ontzorg jezelf en laat ons jou helpen. Onze professionals hebben jarenlange ervaring in de facilitaire branche en sturen jouw facilitaire project(en) geroutineerd aan, waardoor verbeteringen efficiënt in gang worden gezet. Vul ons contactformulier in en één van onze business consultants neemt contact met je op!