Er zijn meerdere tools online beschikbaar om digitaal te vergaderen. Misschien heb jij met jouw team al voor een tool gekozen en begrijpen jullie allemaal goed hoe deze werken. Mocht dat nou nog niet het geval zijn, dan zou het management hierin de leiding moeten nemen. Kies een tool die door iedereen gebruikt kan worden, zorg ervoor dat iedereen de belangrijkste functies begrijpt en ook los van het management online meetings kan hosten. Bedenk welke functies essentieel zijn voor jouw team en zorg ervoor dat de tool deze aanbiedt. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om je scherm te kunnen delen. De eerste en belangrijkste stap van productief vergaderen is dat je begrijpt hoe het programma werkt! Een bekende in de markt is Zoom.
Bij virtueel vergaderen is het belangrijker dan ooit dat iemand in het team de leiding over de vergadering heeft. De aangewezen persoon zorgt ervoor dat iedereen bij de meeting aanwezig is en houdt het overzicht en de orde van de vergadering. Het is belangrijk dat hij of zij het gesprek op gang brengt, iedereen aan het woord laat en eventuele vragen kan beantwoorden of doorstuurt naar de juiste persoon.
Voordat de meeting start is het van belang dat de gespreksleider de ‘spelregels’ van de online meeting voorlegt. Denk aan de doelstelling van de meeting, de lengte van de meeting, de agendapunten en andere regels. Eén van die aanvullende regels kan zijn dat iedereen zijn of haar audio standaard op mute zet, en alleen van mute afhaalt als hij of zij iets wil inbrengen in het gesprek. Anders kunnen achtergrondgeluiden de meeting makkelijk verstoren. Dit zijn kleine details waarop je moet letten als je online vergadert.
Zonder een agenda kan een online meeting met meerdere mensen gauw overweldigend aanvoelen. Het is essentieel dat er een agenda is opgesteld en iedereen precies weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Een tip: stuur de agenda een dag van tevoren naar alle deelnemers. Dan heeft iedereen genoeg tijd om zich voor te bereiden op de vergadering.
Naast groepsvergaderingen, is het in tijden van thuiswerken ook belangrijk om korte lijntjes met collega’s onderling te houden. Natuurlijk zijn online meetings met het team heel belangrijk, maar het is minstens net zo belangrijk om een lopend project met je collega te bespreken. Daarnaast is het fijn om in tijden van thuiswerken af en toe bij elkaar in te checken: hoe gaat het thuiswerken? Loop je tegen problemen aan? Kan ik je ergens bij ondersteunen?
Communicatie is altijd al een essentieel onderdeel van een goed functionerend team geweest. Maar helemaal nu, in deze hectische tijden, is het belangrijker dan ooit. De situatie vraagt om een verandering in manier van werken, wat soms tot obstakels kan leiden. Het is belangrijk om hier als management en team op voorbereid te zijn!