De strikte regels van het RIVM dwingen bedrijven creatief om te gaan met hun kantoorruimte. Om de veiligheid van je medewerkers, gasten en leveranciers te kunnen waarborgen moet de lay-out en capaciteit van je kantoor veranderen. Op deze manier kunnen ze genoeg afstand van elkaar houden maar evengoed gebruik maken van alle faciliteiten.
1) Reduceer werkplek capaciteit
De meest simpele oplossing is om niet iedereen op kantoor te laten werken, maar dit in shifts toe te staan. Niet elk kantoorpand is erop gebouwd om alle medewerkers op kantoor te laten werken met een 1,5 meter afstand ingerichte werkruimte. Bepaal dus aan de hand van de capaciteit van jouw kantoor wat mogelijk is. Is dit 50% of 25% van het aantal medewerkers? Bekijk ook de breedte van de werkplekken en op welke manier medewerkers 1,5 meter van elkaar kunnen werken. Schuif desnoods bureaus uit elkaar om zo de werkruimte geschikt te maken.
2) Verminder het aantal werkplekken
Een kantoor heeft diverse soorten werkplekken. Flexwerkplekken, vaste werkplekken, vergaderruimtes en andere gezamenlijke ruimtes zoals de bedrijfskantine. Met alleen 1,5 meter afstand creëren tussen bureaus ben je er nog niet. Hoe zorg je in gezamenlijke ruimtes voor de gepaste afstand? Sluit eventueel (gedeeltes van) gezamenlijke ruimtes als dit niet te waarborgen is. Zet ook overige faciliteiten zoals printers, koffiezetapparaten en prullenbakken verder uit elkaar. Isoleer deze faciliteiten ook zodat iemand die koffie wilt halen niet op iemand moet wachten die de printer gebruikt.
3) Maak gebruik van markeringen
Het is niet makkelijk om die 1,5 meter altijd aan te houden. Op looproutes, afstand tot werkplekken, wachten bij de WC of bij het gebruikmaken van de bedrijfskantine. Tape, lint en andere markeringen helpen om de 1,5 meter afstand te waarborgen. Maak “wachtstrepen” bij het koffiezetapparaat, de WC en de lift. Gebruik tape voor het aangeven van de gepaste afstand in de kantine en tussen de bureaus en gebruik lint om bepaalde plekken af te sluiten.
4) Pas éénrichtingsverkeer toe
Het zal even wennen zijn en er zullen wat meer stappen gezet worden, maar voer éénrichtingsverkeer in. Op alle looppaden, in de bedrijfskantine, gezamenlijke ruimtes en bij de werkplekken. Op deze manier voorkom je dat medewerkers, gasten en leveranciers kriskras door elkaar heen gaan lopen. Leg looproutes aan met tape en pijlen en op deze manier zorg je ervoor dat minder mensen elkaar kruisen gedurende de dag.
5) Zet extra afscheidswanden neer
Elk kantoor heeft medewerkers die tot de risicogroepen behoren. Deze medewerkers moeten extra beschermd worden. Richt specifiek werkplekken in voor deze groep medewerkers. Zet extra afscheidswanden neer bij werkplekken, kantine en vergaderruimtes. Zorg ook dat zij minder door het pand hoeven te lopen voor de basisfaciliteiten. Op deze manier stel je ze zo min mogelijk bloot aan eventueel contact.
6) Informeren informeren informeren
Als facility manager speel je een grote rol bij het toepassen van al deze veranderingen binnen de organisatie. De veranderingen die je gaat doorvoeren zijn essentieel maar lang niet allemaal even makkelijk uit te voeren laat staan volhouden voor medewerkers, gasten en leveranciers. Des te belangrijker dat je deze taak zeer serieus neemt en de taak op je neemt om iedereen goed te informeren. Maak gebruik van alle mogelijke manieren om je medewerkers te bereiken. Stuur iedereen een e-mail van alle veranderingen, wat kunnen ze van jou verwachten en wat verwacht je van hun? Laat posters maken van de 1,5 meter “regels” en hang deze op diverse plekken door het kantoor heen. Er zijn ook applicaties ontwikkeld om het reserveren van werkplekken mogelijk te maken en waar ook direct zichtbaar hoe de nieuwe werkruimtes zijn aangepast op de 1,5 meter economie.
Het is een uitdaging voor heel Nederland om de economie “social distance proof” te maken. Facility managers spelen een belangrijke rol als het gaat om het aanpassen van het werkconcept. Dit aangepaste werkconcept kan nog wel eens maanden aan de orde zijn. Niet alleen het aanpassen van het kantoor op grote schaal niet het enige wat nodig gaat zijn. Schoonmaken moet ook vaker gebeuren, stoppen met het gebruik van gedeelde items en gespreide pauzetijden.