Wat betekent het nieuwe werken voor jouw organisatie? Hoe uit zich het in de praktijk, wat zijn de belangrijkste voordelen en hoe faciliteer je het op de juiste manier aan jouw medewerkers?
Het nieuwe werken (HNW) is een begrip dat we al jaren kennen, maar het heeft het afgelopen jaar dankzij de coronapandemie een nieuwe invulling gekregen. In de basis blijft het nog steeds hetzelfde principe: met minder regels en meer ondernemerschap werken waar, hoe, wanneer en met wie je wilt. Bij HNW komt naast deze vernieuwde mindset ook het belang van de virtuele werkomgeving kijken. Als we overal kunnen werken, moeten we daarin wel goed faciliteren met veilige systemen.
Het oude werken is gebaseerd op de industriële samenleving, waar het efficiënt produceren van producten voorop stond. Mensen werkten binnen een vastgestelde tijdspanne op een vaste werkplek, waarbij er veel controle vanuit management plaatsvond. Bij HNW is produceren nog steeds belangrijk, maar is de druk op waar en wanneer dat gebeurd minder groot. Dankzij het internet en ICT-oplossingen zijn we veel vrijer geworden in onze manier van werken.
Hoe ziet het nieuwe werken er dan in de praktijk uit? De volgende 3 onderdelen geven het goed weer.
Waar controle een belangrijk component was bij het oude werken, heeft dat bij het nieuwe werken plaatsgemaakt voor meer vertrouwen. Dat uit zich in een andere vorm van leiderschap. Medewerkers krijgen meer vrijheid en verantwoordelijkheid om hun werk naar gedeelde visie goed te doen.
Misschien wel de grootste verandering door HNW is de locatie van je werkplek. Op afstand werken (of dit nu thuis of ergens anders buiten kantoor is) vraagt om een flexibele, veilige en stabiele toegang tot de benodigde tools en systemen om je werk te kunnen doen. Organisaties zullen dus een kritische blik moeten werpen op huidige interne ICT-systemen om te kijken of deze wel passen met de nieuwe vorm van werken. Er zijn steeds meer systemen die werken op afstand faciliteren, denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams (voor online meetings, online bestanden delen en chatten met je team) en Jira (voor het bijhouden van projecten en to do's).
De werkomgeving is met HNW geen vaste werkplek meer, maar bevat meerdere locaties: de woonkamer, de koffietent om de hoek (als er geen coronabeperkingen zijn) of de tuin van een vriend. De werkplek is nog nooit zo flexibel geweest. Tegelijkertijd ligt er minder druk op de fysieke aanwezigheid en is de 9-tot-5-mentaliteit niet meer relevant. Medewerkers worden steeds meer in staat gesteld om hun werkdag flexibel in te delen en te werken wanneer het hén uitkomt.
Waarom zou je als werkgever HNW onder je medewerkers stimuleren? Levert het ook iets op voor de organisatie zelf? Ja, je organisatie kan van het nieuwe werken profiteren. En wel zo.
HNW zorgt ervoor dat mensen op de arbeidsmarkt vaker flexibeler willen werken. Organisaties kunnen makkelijker gebruikmaken van deze flexibele medewerkers. Helemaal in tijden van drukte is dat een goede manier om de vaste kern (tijdelijk) te versterken met flexkrachten.
HNW geeft je medewerker meer ruimte om het werk op hun eigen manier goed uit te voeren. Ze kunnen zelf bepalen waar, wanneer, hoe en met wie ze het beste werken. Dat uit zich in een verhoogde concentratie, motivatie en productiviteit. Die productiviteit is vervolgens iets waar de organisatie direct van profiteert.
Het vertrouwen, de vrijheid en autonomie zijn met name voor de jongere generatie belangrijke pijlers bij een werkgever. Medewerkers willen werk en privé makkelijker met elkaar kunnen combineren en zijn op zoek naar werkgevers die dit stimuleren en faciliteren. Je werkcultuur aanpassen op HNW kan je organisatie aantrekkelijker maken voor een belangrijke groep topkandidaten. Een goeie zet om de War on Talent te winnen.
Medewerkers die thuiswerken melden zich minder vaak ziek, omdat ze doorgaans minder stress ervaren en mede daardoor minder vatbaar zijn voor ziektes. Tegelijkertijd melden sommigen zich niet ziek omdat ze thuis makkelijker kunnen werken wanneer ze zich niet lekker voelen. De drempel om ziek te melden wordt dus met thuiswerken lager, maar of dat positief bijdraagt aan productiviteit is een andere vraag.
Als de bezetting op kantoor door HNW structureel lager wordt, kunnen de kosten die de organisatie maakt lager worden. Je organisatie kan er bijvoorbeeld voor kiezen om minder kantoorruimte te huren en flexplekken in te voeren. Daarnaast kunnen de kosten van energie ook verlaagd worden als er minder gebruikers zijn die van het pand of de kantoorruimte gebruikmaken.
Het nieuwe werken kan enorm waardevol zijn voor je organisatie. Het is dan wel belangrijk dat je dit als werkgever correct stimuleert en faciliteert. Heb je bijvoorbeeld over de volgende tips nagedacht?
Het nieuwe werken vraagt op zowel strategisch als tactisch niveau om verandering. Het kost tijd om die verandering in gang te zetten en als organisatie door te gaan. Leidinggevenden moeten op een andere manier leren leiden, op basis van vertrouwen. Medewerkers moeten leren omgaan met de verhoogde verantwoordelijkheid en vrijheid. Afdelingen en systemen moeten op een andere manier met elkaar leren samenwerken.
Het is aan de organisatie om haar medewerkers in hun werk te faciliteren, dus ook in de nieuwe manier van werken. Organiseer bijvoorbeeld interne workshops waarin medewerkers kunnen leren hoe ze op andere manieren kunnen werken, wat de nieuwe verantwoordelijkheden betekenen, hoe daarop gestuurd zal worden door leidinggevenden, wat de arbeidsomstandigheden zijn en hoe we nieuwe afspraken zullen moeten maken.
Creëer draagvlak voor het nieuwe werken. Niet iedere medewerker zal bekend zijn met HNW of hier de voordelen van snappen. Hoe meer draagvlak er is, hoe meer acceptatie en behoefte er komt.
Bij Vebego Facility Solutions geloven we dat het goede voorbeeld het beste werkt wanneer je verandering wilt stimuleren. Laat als management dus aan je medewerkers zien hoe HNW er voor jou concreet uitziet.
Als werkgever heb je natuurlijk bepaalde verplichtingen richting je medewerkers. Zo moet de werkplek van je medewerkers goed gefaciliteerd worden, op kantoor en thuis. Welke middelen hebben ze nodig (bureaustoel, bureautafel, beeldscherm, computer, etc.) en hoe verstrek je deze? Denk daarnaast ook goed na over het compenseren van het thuiswerken van je medewerkers. Denk aan een thuiswerkvergoeding en huisdier- of ouderschapsverlof.
Een thuiswerkplek moet net als de standaard werkplek geschikt zijn om in te werken. De verantwoordelijkheid daarvan ligt bij de werkgever. Let er dus op dat de thuiswerkplek van je medewerkers voldoet aan de Arbowet.
In iedere vorm van werken is het belangrijk om als (facility) manager te vragen om feedback van je medewerkers. Management moet er namelijk altijd op gericht zijn om de kwaliteit van werken te verbeteren.
We kunnen, zeker dankzij de coronapandemie, niet meer om het nieuwe werken heen. De voordelen ervan zijn niet alleen aanzienlijk voor je medewerkers, maar ook voor de organisatie. Het is wel belangrijk dat het op de juiste manier gestimuleerd en gefaciliteerd wordt. Niet alleen door nieuw leiderschap, maar ook door een nieuwe werkplekinrichting. Heeft jouw organisatie daar al over nagedacht? Onze huisvestings- en inrichtingsexperts denken graag met je mee.
Neem hier gelijk contact op om een afspraak in te plannen met één van onze experts.