Adapt or die: het is tijd om te transformeren (Deel 1)

In de competitieve, snel veranderende wereld van facility management zijn spreadsheets en pdf's niet meer voldoende. Je FM-processen lopen misschien wel goed, maar de kans is groot dat ze onsamenhangend zijn, op papier gebaseerd, en je ze al lange tijd op dezelfde manier uitvoert. Simpelweg digitaliseren wat je altijd al hebt gedaan zal niet helpen om de kosten te verlagen, de gebruikerservaring te verbeteren of klanten tevreden te houden. Processen moeten met een transformatieve mindset in hun geheel heroverwegen worden. In het eerste deel van deze blog lees je dan ook het verschil tussen digitaliseren en écht transformeren en ontdek je de krachtige voordelen van het transformeren van FM-processen. Later delen we 4 stappen voor transformatie in facility management.

Het verschil tussen digitalisering en transformatie

Digitaliseren betekent het omzetten van bestaande papieren processen in een nieuw digitaal formaat. Het gaat hier alleen niet om het vertalen van processen in een andere omgeving, maar om het heroverwegen en verbeteren van processen door de mogelijkheden die technologie ons bieden. Neem het voorbeeld van het tekenen van plattegronden van gebouwen. Voor software zoals AutoCAD beschikbaar was, moest je elke lijn in een plattegrond met de hand tekenen. Zodra je een fout maakte zou het hele blad opnieuw getekend moeten worden. Met de introductie van AutoCAD verdween het handtekenen en kreeg gedigitaliseerd tekenen een plek. Alleen kunnen we in dit geval niet spreken van transformatie. AutoCAD digitaliseerde namelijk het handmatige proces zonder het te veranderen, het is een kopie van hoe voorheen getekend werd, alleen op een scherm.

Daarentegen zoekt transformatie naar manieren om processen beter te integreren en de manier waarop je dingen doet daadwerkelijk te veranderen. BIM en 3D-modellering zijn hier goede voorbeelden van. Met BIM hoef je geen vier punten op een scherm te selecteren om een muur in een plattegrond te tekenen. In plaats daarvan kies je een muurobject en het programma tekent duizenden lijnen die nodig zijn om een muur voor je weer te geven. Dat is transformationeel gebruik van technologie versus het simpelweg digitaliseren van een bestaand proces.

De kracht van het transformeren van FM-processen

Van beweging sensoren tot Artificial Intelligence, er is tal aan transformationele technologie beschikbaar. Het probleem is dat eigenaren van gebouwen en facility managers vaak moeite hebben om hier mee te werken en dus van te profiteren. Velen zitten nog steeds vast in de digitaliseringsfase en proberen bergen informatie te ordenen zonder dagelijkse processen op een zinvolle manier te verbeteren.

Data overload

Veel facilitaire teams hebben nog computers vol data, met papieren handleidingen en checklistmappen. Sommigen hebben hun handleidingen en mappen naar PDF's verplaatst. Maar die pdf's zijn geordend in hetzelfde format als de papieren versies, dus ze zijn gewoon een digitalisering van wat er in de map zat. Misschien hebben ze hun pdf's geüpload naar een bestandsserver, maar het kost nog steeds evenveel tijd om te vinden wat ze zoeken. De problemen die papieren data en handmatige processen veroorzaakten zijn nu meegenomen naar een digitale wereld.

Voordelen van transformatie

En dat terwijl de overstap van rechtstreekse digitalisering naar transformatie tal van voordelen met zich meebrengt. Het is daarvoor cruciaal om zwakke punten, duplicatie, overlap en inefficiënties in workflows te identificeren. Dit zal de communicatie tussen teams bevorderen en handmatige, repetitieve of tijdrovende taken automatiseren. Daarnaast helpt het beter organiseren en het verkrijgen van toegang tot gegevens wordt gemakkelijker. Deze gegevens kunnen dan weer geoptimaliseerd worden voor analyses, waarvan de resultaten gebruikt kunnen worden om weer nieuwe verbeteringen door te voeren.

Klaar voor transformatie?

Nu is het nog maar de vraag of bedrijven wereldwijd en in Nederland wel klaar zijn om die technologische ontwikkeling te maken. Veel van deze technologieën zijn nog geen gemeengoed in supply chain management, maar het gaat vermoedelijk wel die kant op. Zijn bedrijven en hun medewerkers wel klaar voor deze data gedreven en geautomatiseerde toekomst? Volgens Nederlands onderzoek van Baan van de Toekomst blijkt dat maar liefst 40 procent van supply chain medewerkers niet klaar is voor de toekomst. Ze vinden dat er in hun huidige baan onvoldoende ruimte is voor ontwikkeling van nieuwe vaardigheden. En daar begint de transformatie toch echt: bij het ontwikkelen van technologische kennis en vaardigheden.