Het kantoor of gebouw waar jouw organisatie in gevestigd is kan in de loop der jaren minder goed aansluiten op jullie wensen en behoeften. Je organisatie kan groeien, de werkcultuur kan veranderen of de organisatie gaat op een meer hybride manier werken. Dat betekent dat er een huisvestingsvraagstuk ontstaat: is herhuisvesting nodig? In dit artikel leggen we uit wat herhuisvesting is, wanneer het nodig kan zijn en hoe je dit als facility manager in goede banen leidt.
Als je merkt dat jullie pand of kantoor niet meer past bij de ontwikkeling en toekomst van de organisatie is het tijd om de huisvestingssituatie in kaart te brengen. In dit soort gevallen komt herhuisvesting ter sprake. Dit is een breed begrip voor de herziening van je huisvesting en gaat van een kleine aanpassing aan je gebouw tot aan een grote verbouwing of verhuizing. Hierbij wordt er gestreefd naar een nieuwe situatie die je primaire werkproces en de activiteiten die daarbij komen kijken, optimaal ondersteunt.
Het begrip herhuisvesting is van toepassing op alle veranderingen omtrent huisvesting en kan in verschillende situaties aan de orde zijn. Denk bijvoorbeeld aan:
Om met herhuisvesting aan de slag te gaan, doorloop je een aantal cruciale stappen en fasen. Zo kom je uiteindelijk tot je ideale huisvestingssituatie.
Breng het vraagstuk rondom het huidige gebouw in kaart. Waarom voldoet deze niet meer aan je wensen? Bepaal vervolgens wat de eisen van herhuisvesting zijn met betrekking tot de facilitaire dienstverlening. Is het bijvoorbeeld nodig om een eigen receptie of servicedesk op te zetten? Of zijn jullie bezig met verduurzaming of het verhuren van ruimtes? Dit zijn uitdagingen die je als facility manager mee moet nemen in het herhuisvestingsplan.
Bepaal waar je in de toekomst met jouw organisatie heen wilt en ga na welke invloed huisvesting hierop heeft. De huidige werkruimte kan bijvoorbeeld qua oppervlakte niet meer passend zijn om jullie facilitaire uitdaging te kunnen volbrengen. Vorm jouw visie aan de hand van de behoeftes om de toekomstplannen van je organisatie waar te kunnen maken.
Een herhuisvestingsstrategie opstellen is belangrijk om te voorkomen dat je ad-hoc beslissingen moet maken. Zo voorkom je onnodige kosten én een deuk in de medewerkerstevredenheid. Beslissingen rondom huisvesting maak je namelijk voor de lange termijn. Neem je gevormde visie als uitgangspunt en ga na welke concrete stappen er genomen moeten worden om je herhuisvesting uit te kunnen voeren. Denk aan het doorlopen van een ontwerptraject of het selecteren van de juiste personen die de herhuisvesting kunnen uitvoeren.
Herhuisvesting kan vele veranderingen met zich meebrengen en een grote impact hebben op het uitvoeren van werkzaamheden. Al helemaal voor degene die dagelijks van het pand gebruikmaken. Maak de gehele organisatie dus warm voor de herhuisvesting en creëer draagvlak door medewerkers te betrekken bij het proces. Vraag bijvoorbeeld naar hun input en ideeën. Waar lopen zij tegenaan in het huidige gebouw en wat zien zij graag anders?
Terwijl de herhuisvesting intern of extern uitgevoerd wordt, is het belangrijk om rekening te houden met een aantal dingen:
Ga na de herhuisvesting bij alle stakeholders zoals medewerkers, klanten en partners na wat zij van de nieuwe situatie vinden. Doe dit na een korte periode van ca. 3 maanden zodat iedereen er voldoende aan heeft kunnen wennen. Vergelijk de resultaten met hoe de situatie voor de herhuisvesting was en bepaal de verschillen. Hebben jullie de ambities gehaald of zijn er nog zaken die aandacht nodig hebben?
Herhuisvesting kan nieuw leven in de manier van werken blazen en jouw organisatie toekomstbestendig maken. Het gebouw waar je organisatie gevestigd is, heeft grote invloed op jullie ontwikkeling en groei. Heb je behoefte aan advies over de mogelijkheden van herhuisvesting voor jouw organisatie? Onze experts kunnen je op weg helpen met het opstellen van een toekomstbestendige huisvestingstrategie. Lees hier hoe we dat aanpakken of neem direct contact op!