Receptiediensten vallen voor veel organisaties in de categorie ‘interne bedrijfsvoering’. Tegelijkertijd kiezen steeds meer organisaties ervoor om hun receptie uit te besteden aan een professionele partij. Wat zijn de voordelen en waar moet je als organisatie op letten wanneer je wilt uitbesteden?
Welke receptiediensten kun je uitbesteden?
De receptie is vaak het eerste dat klanten en gasten zien als ze binnenkomen. Het is één van de belangrijkste eerste contactmomenten en doorslaggevend voor het gastvrijheidsimago van je organisatie. De mate van gastvrijheid heeft weer impact op de beleving van de klant, waar het uiteindelijk allemaal om draait. Receptiewerk is, als we het vanuit facilitair perspectief bekijken, bij uitstek specialistisch werk. De receptionist is het eerste aanspreekpunt van een bedrijf en het werk vraagt om een goede dosis inlevingsvermogen, behulpzaamheid en stressbestendigheid.
De werkzaamheden die onder receptiediensten vallen en uitbesteed kunnen worden zijn:
- Gastvrij, open en correct ontvangen en te woord staan van bezoekers, volgens de tone of voice en voorschriften van de organisatie
- Telefoonbehandeling
- Beheer van de receptie en handhaven van orde en netheid
- Administratieve en ondersteunende werkzaamheden
- Verzorgen faciliteiten rondom vergaderzalen en andere gedeelde ruimtes
- Postverwerking en -beheer
- Orderverwerking kantoorartikelen
Wat zijn de voordelen?
Het kan in eerste instantie lijken dat het uitbesteden van receptiediensten een kostbare keuze is. Als je weet wat er bij receptiewerk allemaal komt kijken, vallen die kosten al gauw mee. Je eigen mensen in dienst nemen en trainen hoeft niet altijd rendabel te zijn, met name door de extra tijd en werk dat je eraan hebt. Je receptie uit handen geven kan uitkomst bieden. Denk maar aan deze voordelen:
1. Je haalt een specialistische partij in huis
Wanneer je kiest voor uitbesteding haal je expertise en ervaring van een specialistische dienstverlener in huis. Zij weten wat er nodig is om een goede receptie te verzorgen en nemen die stress en druk van je organisatie weg.
2. Kosten besparen op lange termijn
Het uitbesteden is in het begin vaak een investering, maar bedenk dat je niet alleen betaalt voor loonkosten, maar ook voor de werving van geschikt personeel, begeleiding, training en planning.
3. Meer tijd voor je corebusiness
Door de uitbesteding van je receptiediensten verandert de rol van de facility manager. Die overhandigt nu deze taken aan een externe partner, waardoor hij of zij meer tijd heeft voor andere facilitaire zaken en het behalen van andere facilitaire doelen. Denk maar aan het creëren van een goede werkomgeving.
4 aandachtspunten voor het uitbesteden van receptiediensten
De mogelijkheden voor het uitbesteden van facilitaire diensten zoals de receptie zijn eindeloos. Van compleet tot gedeeltelijk uitbesteden en van versterking op de korte termijn als ondersteuning op de lange termijn. Let bij het verkennen van de uitbestedingsmogelijkheden in ieder geval op deze 4 zaken.
1. Volledig of gedeeltelijk uitbesteden
Bij volledige uitbesteding kies je ervoor de zorg van de gehele receptie over te dragen aan een externe partij. Die ontzorgt dan op alle vlakken, zoals de werving van personeel, vervanging tijdens ziekten en begeleiding/aansturing van het personeel. Je kunt er ook voor kiezen om diensten gedeeltelijk uit te besteden, bijvoorbeeld tijdens drukke periodes, zwangerschapsverlof of langdurige ziekte. In dat geval draag je zelf de verantwoordelijkheid voor het aansturen van het receptieteam.
2. Lange of korte termijn
Ben je op zoek naar ondersteuning voor de lange of juist korte termijn? Dit kan deels samenhangen met de reden van uitbesteding; is het ondersteuning voor tijdens drukke periodes of ontzorging van het facilitaire departement? In het eerste geval gaat het om de korte termijn, in het tweede een langdurige samenwerking. Bedenk welke facilitaire doelstellingen prioriteit hebben bij deze uitbesteding en welke termijn daar het beste bij aansluit.
3. De juiste persoon op de juiste plek
Bedenk daarnaast hoe belangrijk het is dat er een goede match is tussen jouw organisatie en de dienstverlener. Het werk vraagt een om de juiste mix van hard en soft skills, maar ook specialistische begeleiding. Niet gek dus als je een dienstverlener wilt met jarenlange ervaring.
4. Flexibiliteit
Welke mogelijkheden zijn er voor flexibiliteit rond de contracten die een dienstverlener aanbiedt? Is het bijvoorbeeld mogelijk om op- of af te schalen rondom drukke periodes of extra locaties? Hier wil je duidelijkheid over hebben voordat je met een partij in zee gaat. Het gaat om het juist managen van de verwachtingen.
Vebego Facility Solutions: jouw facilitaire partner
De receptie is het visitekaartje van je organisatie. De plek waar klanten en andere bezoekers hun indruk vormen van je bedrijf. De plek waar ze met een warm welkom onthaald worden en hulp krijgen bij vragen. De receptie moet kloppen en werken, pas dan kun jij je focussen op de belangrijke zaken. Het uit handen geven van je receptiewerkzaamheden biedt soelaas: je bespaart uiteindelijk niet alleen kosten, maar investeert in kwaliteit en gastvrijheid. En dat ga je terugzien in een positievere klantervaring.
Ben je op zoek naar de juiste facilitaire partner om je receptiediensten aan uit handen te geven? Vebego Facility Solutions biedt diverse receptie- en hospitalitydiensten op maat aan, zodat het precies bij de uitdagingen van jouw organisatie past.
