Hoe ontwikkel je de beste werkomgeving voor jouw organisatie en haar medewerkers? De ideale werkomgeving is inspirerend, motiverend en sluit aan bij de wensen en behoeften van alle gebruikers. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen tevreden is? En hoe zet je alle behoeften van je medewerkers om in een goed werkplekconcept? Volg deze 7 stappen.
Soorten werkplekconcepten
Een werkplekconcept is voor iedere organisatie anders. Het is maatwerk, een maatpak. Zie een werkplekconcept als de vertaalslag van verschillende werkprocessen naar de fysieke inrichting. Bij het ontwikkelen van een concept houd je dus rekening met de organisatie, werkzaamheden en medewerkers om een zo compleet mogelijke werkomgeving te creëren.
Er zijn verschillende soorten werkplekken die met een werkplekconcept samengesteld worden:
- Het traditionele cellenkantoor
- Open of flexwerkplekken
- Concentratiewerkplekken
- Formele werkplekken
- Thuiswerkplekken
- Bel-werkplekken
- Creatieve werkplekken
Jouw werkplekconcept in 7 stappen
Omdat een werkplekconcept altijd maatwerk is, moet je zelf ontdekken welk concept bij jouw organisatie en medewerkers past. Volg de onderstaande stappen om tot het ideale werkplekconcept te komen.
1. Bepaal de doelgroep
Een werkomgeving is bedoeld om je medewerkers te faciliteren in hun werk. Je werkplekconcept moet dus in eerste instantie de wensen en behoeften van de gebruikers beantwoorden. Ga dus in gesprek met je medewerkers en stel verschillende persona’s op. Persona’s zijn uitgebreide profielen van iemand uit je doelgroep. Iemand op de receptie-afdeling heeft andere behoeften dan een collega van IT. Door verschillende persona’s te creëren voeg je alle behoeften zoveel mogelijk samen, waardoor deze overzichtelijk worden.
2. Bepaal wat je wilt uitstralen
Een werkplekconcept moet niet alleen aansluiten op de medewerkers, maar ook op de organisatie. Een belangrijk fundament is de kern van je organisatie:
- Wat is de bedrijfsidentiteit?
- Wat is jullie normen en waarden?
- Wat zijn jullie belangrijkste doelstellingen als organisatie?
De antwoorden op deze vragen geven aan wat je wilt uitstralen met je werkplekconcept. Dit is één van de belangrijkste uitgangspunten. Een creatieve organisatie, waar samenwerken en innovatie belangrijke pijlers zijn, heeft waarschijnlijk werkplekken nodig waar dit gestimuleerd wordt. Denk aan creatieve ruimtes met de nieuwste technologie.
3. Bepaal welke elementen belangrijk zijn
Bedenk welke zaken een rol spelen bij het creëren van je werkplekconcept. Je kunt een geweldig concept bedenken, maar als je deze niet kunt implementeren heb je er weinig aan. Kijk dus naar zaken als het type organisatie, het budget, het aantal medewerkers en welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden.
4. Kijk verder dan fysieke aspecten
Een werkplekconcept gaat om meer dan alleen de werkplekken en -ruimtes. Het gaat om alle factoren die een werkomgeving prettig maken, zoals verlichting, klimaat en ICT-oplossingen.
5. Verrijk de werkplek
Welk type organisatie je ook hebt, iedere werkplek kan wel wat extra’s gebruiken. Een inspirerende en creatieve inrichting creëer je door de omgeving te verrijken. Zo zorgt meer groen op kantoor voor een beter gevoel van welzijn en vermindert het stress. Of wijdt een volledige wand aan je medewerkers. Vraag je collega’s een lege lijst te vullen met wat ze dan ook willen; een foto, eigen kunstwerk of inspirerende quote bijvoorbeeld.
6. Neem werknemers mee in de verandering
Een belangrijke stap in het ontwikkelen van een werkplekconcept is het betrekken van je medewerkers in het proces. Een succesvolle implementatie van je concept lukt alleen als je de medewerkers goed voorbereid op hun nieuwe werkomgeving. Sommige mensen gaan goed om met veranderingen, waar anderen meer weerstand geven. Bespreek dus goed hoe de werkomgeving eruit gaat zien voordat deze ingericht wordt en maak samen afspraken over het gebruik van de werkplekken. Zo is iedereen goed op de hoogte!
7. Blijf de werkplek verbeteren
Zoals iedere organisatie en persoon continu in ontwikkeling is, is een werkomgeving dat ook. De laatste stap in het ontwikkelen van je werkplekconcept is er één die nooit eindigt: het blijven optimaliseren van je werkomgeving. Er zullen altijd externe en interne factoren langskomen die van invloed zijn op je werkomgeving, denk aan COVID-19 bijvoorbeeld. Evalueer je werkplekconcept dan ook regelmatig en neem huidige ontwikkelingen en trends mee in die evaluatie.
Het creëren van het ideale werkplekconcept kost tijd en vraagt om een open blik. Deze 7 stappen helpen je om de juiste focus te houden bij het ontwikkelen van het juiste concept voor jouw organisatie. Heeft jouw team geen tijd of onvoldoende expertise in werkplekconcepten? Onze ervaren huisvestings- en werkplekexperts denken graag met je mee.
