Alles over kantoorinrichting in de 1,5 meter economie

Inmiddels zijn we er steeds meer aan gewend: de 1,5 meter samenleving. En die nemen we ook mee naar ons 1,5 meter kantoor. Welke praktische oplossingen zijn er voor een kantoor in de 1,5 meter economie? We bekijken ze voor kantoor én thuis.

Praktische oplossingen voor op kantoor

Om een veilige kantooromgeving te creëren zijn er een aantal praktische oplossingen om te overwegen. 

Virtuele receptionist

Neem een virtuele receptionist die zowel je klanten, medewerkers en andere gasten kan ontvangen als de coronamaatregelen kan handhaven. Een virtuele receptionist is een slim apparaat dat zorgt voor een veilig en toch vriendelijk ontvangst. Het apparaat ontvang je bezoekers, informeert hen over de preventiemaatregelen, screent op koorts door middel van een infraroodthermometer, doet een health check en vraagt ze hun handen te ontsmetten. Pas wanneer alles goed is krijgt de bezoeker toegang.

Werkplek reserveren

Er zijn verschillende applicaties waarmee je medewerkers voordat ze naar kantoor gaan een veilige werkplek kunnen reserveren. Op die manier kun je er als facilitair manager voor zorgen dat je medewerkers op veilige afstand kunnen werken. Wanneer er geen werkplekken meer beschikbaar zijn of de maximale bezetting is bereikt, kan je medewerker een werkplek op een andere dag reserveren. Op die manier zorg je dat je nooit teveel mensen op kantoor hebt, en kun je de 1,5 meter economie op kantoor blijven handhaven. Een voorbeeld van zo’n applicatie is Axino.

Capaciteit van je werkplek berekenen

Om de 1,5 meter op kantoor te kunnen handhaven zal het nodig zijn om het aantal werkplekken te verminderen. Dat zorgt uiteindelijk ook voor mindere capaciteit, omdat het aantal personeelsleden dat tegelijkertijd veilig samen kan zijn daalt. Het is belangrijk dat je de nieuwe kantoorcapaciteit goed meet, zodat je controle krijgt over het bieden van een veilige werkplek. Bereken hier je kantoorcapaciteit.

Bezoekers van je gebouw tellen

Met sensortechnologie houd je grip op de kantoorcapaciteit en waarborg je de veiligheid van je kantoor. Je kunt telsensoren bij de hoofdingang plaatsen die bijhouden hoeveel mensen het gebouw binnenkomen en verlaten. Er zijn systemen die een waarschuwingssignaal geven als de maximale bezetting van je pand is bereikt.

Lees meer over hoe slimme technologie smart kan helpen bij maatregelen op kantoor.

Innovatief social distancing stimuleren

LED verlichting is een slimme manier om bezoekers de gewenste sociale afstand aan te duiden binnen je gebouw. Het is daarnaast een goed alternatief voor de overdaad aan tape, bordjes en stickers. De verlichting bevestig je aan het plafond en schijnt vervolgens heldere lichtcirkels op de grond, altijd met een veilige 1,5 meter afstand. Handig voor ruimtes waar regelmatig mensen samenkomen, zoals de receptie of kantine.

Floor host aanstellen

Als laatste oplossing kun je een floor host (of facility medewerker) aanstellen die per verdieping de richtlijnen kan handhaven, vragen van bezoekers rondom de maatregelen kan beantwoorden en toezicht houdt op de veiligheid van het kantoor.

Praktische oplossingen voor thuiswerkers

De kantoorinrichting van de 1,5 meter economie vindt ook thuis plaats. Dat is niets nieuws. Maar in hoeverre faciliteer je de thuiswerkplek van jouw medewerkers en zorg je ervoor dat je medewerkers thuis goed hun werk kunnen doen?

Ergonomische werkplek

Ergonomisch werken houdt in dat je in de juiste werkhouding, op de juiste werkplek en in de juiste omstandigheden kan werken. Ergonomie zorgt ervoor dat de veiligheid en gezondheid van je medewerkers gewaarborgd worden. De volgende onderdelen zijn daarin cruciaal:

1. Bureaustoel

De juiste bureaustoel ondersteunt je op meerdere gebieden. Een goede stoel biedt ondersteuning in de onderrug, kun je afstellen op jouw lichaam en zit comfortabel. Een bureaustoel met armleuningen wordt aangeraden.

2. Werkhouding

De juiste werkhouding bestaat uit meerdere onderdelen: het bureau, de laptop/computer, je muis en toetsenbord en je beeldscherm. Het is aan te raden om je toetsenbord en scherm te scheiden en gebruik te maken van een los beeldscherm die je qua hoogte kunt instellen. Verder is een zit/sta bureau een goed alternatief om ook staand te kunnen werken.

3. De omgeving

De werkomgeving thuis heeft ook impact op het functioneren. Hebben je medewerkers wel de ruimte om een werkplek te creëren? Is er bijvoorbeeld genoeg natuurlijk licht?

4. Werktijden

Werktijden zijn belangrijk bij ergonomisch werken. Als manager kun je je medewerkers stimuleren om over de hele dag genoeg rustmomenten in te plannen. Er moet extra aandacht zijn voor het stimuleren van een gezonde werk/privé balans, zeker in tijden van thuiswerken.

Lees meer over het belang van een vitaal thuiskantoor.

Gezondheid

In deze zware tijden moet je als werkgever en manager er niet alleen voor zorgen dat je medewerkers thuis ergonomisch kunnen werken, maar ook de mentale gezondheid verdient aandacht. Een paar tips:

1. Verbinding

Een veel voorkomende klacht van mensen die langere tijd thuiswerken is het verlies van verbinding en gebrek aan sociaal contact met collega’s. Als een groot deel van je team thuiswerkt, is de belangrijkste rol van de leidinggevende die van verbinder. Dat kun je stimuleren met regelmatige videomeetings en groepschats.

2. Grenzen bewaken

Thuiswerken heeft als gevolg dat de scheidingen tussen werk en privé kunnen vervagen. Als manager is het je rol om je medewerkers helpen hun grenzen te bewaken. Daarnaast wil je ook grip houden op hun productiviteit en output. Maak daarom duidelijke afspraken, bespreek resultaten en wees eerlijk over verwachtingen.

3. Beweging

Voldoende beweging draagt bij aan een betere fysieke en mentale gezondheid. En hoewel je medewerkers zelf kiezen of ze wel of niet bewegen, kun je als leidinggevende daarin wel stimuleren. Plan bijvoorbeeld een online bootcamp in of spreek af om alle meetings staand te doen.

Wil je er zeker van zijn dat de thuiswerkplek van jouw medewerkers optimaal is ingericht? ArboNed biedt een online werkplek-check aan waarbij een ergonoom via video meekijkt en advies uitbrengt!

Conclusie

Je wilt als leidinggevende natuurlijk niets liever dan tevreden, gelukkige en gezonde medewerkers. Medewerkers die ook in de 1,5 meter economie een veilige plek op kantoor kunnen vinden, maar die ook thuis ergonomisch aan de slag kunnen. Onze corebusiness is het organiseren van maatwerk Facility management, en die kunnen je in deze tijd helpen om je kantoor veilig te maken voor iedereen. Benieuwd wat Vebego Facility Solutions voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op.