Sinds een aantal jaren is hybride werken niet meer weg te denken uit ons professionele leven. Maar wat is het nu eigenlijk? Hybride werken zorgt ervoor dat een werknemer tijd en plaats onafhankelijk kan werken, waarbij hij wel in verbinding staat met zijn collega's, het team en het bedrijf. Organisaties staan voor de uitdaging om een werkplek te creëren die zowel de behoeften van medewerkers ondersteunt - als efficiënt is.
Hybride werken geeft werknemers de flexibiliteit en vrijheid om een eigen werkplek te kiezen. Hierdoor is een medewerker in staat om de juiste balans tussen werk en privé te creëren. Maar wat zijn nu de effecten van hybride werken? Wat ervaren medewerkers? En hoe kun jij als facilitair verantwoordelijke inspelen op deze effecten van hybride werken? We vertellen het je in dit blogartikel.
De effecten van hybride werken
Dat onze werkomgeving is veranderd, staat als een paal boven water. Het nieuwe werkpatroon van werknemers vraagt aanpassingsvermogen van de werkgever én de facilitair manager. Dit zijn onze grootste bevindingen.
Focus ligt op primaire taken
Werknemers zijn in hun functie meer gericht op primaire taken dan enkele jaren geleden. Dit gaat ten koste van activiteiten als leren, ontwikkelen en innoveren.
Minder interactie en binding
Doordat we meer thuiswerken is er minder interactie met collega's of het team. Hierdoor voelen we minder binding met het bedrijf en neemt daarnaast onze invloed op het werk en de resultaten af.
Afname van de sociale verbondenheid
Gemiddeld komen werknemers twee dagen per week op kantoor. Hierbij zijn over het algemeen de dinsdagen en donderdagen het meest populair. Doordat we minder aanwezig zijn op kantoor wordt sociale verbondenheid een uitdaging.
Minder innovatie en kennisoverdracht
Nu we meer op afstand werken is de begeleiding van nieuwe medewerkers moeilijker. Daarnaast kunnen werknemers zich minder goed identificeren met gemeenschappelijke doelen. Hierdoor neemt kennisoverdracht af en wordt er minder tijd besteed aan innovatie.
Fysieke werkomgeving voldoet niet
De huidige fysieke werkomgeving voldoet niet langer aan de werknemersbehoefte van afwisselend thuis en op kantoor werken. Het concept van een 'clubhuis' is niet altijd de oplossing, omdat mensen ook naar kantoor komen om individueel te werken in de nabijheid van anderen.
Verschillen in behoeften bij verschillende generaties
Dan is er ook nog een verschil in generaties. Jongere generaties hebben de neiging om liever op kantoor te werken - het biedt betere faciliteiten en vormt een ontmoetingsplek voor werknemers. De oudere generatie kiest vaker voor thuiswerken om de focus te kunnen leggen op de primaire taak.
Dit betekent het voor jou als facilitair manager
Deze effecten van hybride werken zorgen ervoor dat jouw rol als facilitair manager verandert. Waar je voorheen eenmalig zorgde voor alle faciliteiten, dien je nu continu in te spelen op veranderende behoeften en daar de faciliteiten op aan te passen. Het vraagt een meer integrale aanpak die verschillende perspectieven vanuit FM, HR en ICT samenbrengt. Het is daarom essentieel dat je constant op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen en deze goed weet te implementeren. Dit vraagt veel flexibiliteit.
Wat betekenen deze ontwikkelingen nu voor jou als facilitair manager en hoe kun je hiermee omgaan?
Aanpassen van de werkomgeving
Het traditionele kantoor is nu meer een ruimte waar mensen samenkomen. Dit betekent dat je betere voorzieningen moet treffen om mensen elkaar te laten vinden en ontmoeten. Dit vraagt om grote, open ruimtes en voorzieningen om werknemers te laten samenkomen. Daarnaast is het belangrijk dat de vergaderruimtes on- en offline werken tegelijkertijd ondersteunen. Veelal komt het erop neer dat deze specifieke ruimtes kleiner kunnen, maar de IT-voorzieningen verbeterd moeten worden.
Versterken van de sociale verbondenheid
Op dit moment komen werknemers met name op dinsdagen en donderdagen naar kantoor. Als facilitair manager wil je meer spreiding over de week om de sociale verbondenheid te versterken. Maak het kantoor daarom aantrekkelijk voor alle dagen van de week. Denk hierbij aan gezamenlijke kantoordagen, teamuitjes of digitale koffiemomenten. Ook zou je bijvoorbeeld met de cateraar afspraken kunnen maken over speciale aanbiedingen gedurende de week.
Inplannen van groot onderhoud
Naast het feit dat spreiding de sociale verbondenheid versterkt, biedt het ook kansen voor groot onderhoud. Een betere spreiding zorgt voor kleinere piekbezettingen. Dit geeft jou als facilitair manager de mogelijkheid om groot onderhoudswerkzaamheden te organiseren op etages die je dan bewust leeg houdt.
Bevorderen van innovatie en kennisoverdracht
Als facilitair manager ben jij het luisterend oor voor dat wat werknemers of specifieke afdelingen wensen. Je wilt voorkomen dat mensen thuis blijven werken omdat het kantoor niet de faciliteiten biedt die ze nodig hebben. Hiervoor is het belangrijk dat je constant in gesprek blijft met de eindgebruikers. Plan hiervoor periodiek een gesprek in met de verantwoordelijke van een afdeling en zorg ervoor dat klachten worden opgehaald, geregistreerd en afgehandeld.
Zorg daarnaast voor ruimtes en tools die innovatie en kennisdeling ondersteunen. Denk hierbij aan creatieve hubs, ruimtes om te kunnen brainstormen en digitale samenwerkingsplatformen. Je kunt mensen alleen naar kantoor krijgen als je het pand optimaal hebt ingericht.
Aanjagen van interactie en binding
Om interactie tussen medewerkers en binding met de organisatie te stimuleren dien je als facilitair manager geschikte ruimtes en de juiste faciliteiten te bieden. In feite ben jij de ogen en oren van de organisatie en weet je als geen ander wat de eindgebruiker nodig heeft en wenst. Het is daarom belangrijk dat je betrokken raakt bij de beslissingen die een directie of managementteam neemt.
Zorg ervoor dat je duidelijk maakt wat de meerwaarde is van een facilitair manager en wat jij in je functie kunt betekenen voor de medewerkers. In jouw rol hoor en zie je veel. Met meer inspraak kun je ook echt zaken met elkaar verbinden en mensen bij elkaar brengen.
Vergroten van diversiteit en inclusiviteit
Een hybride werkomgeving bevordert diversiteit binnen je organisatie doordat de flexibiliteit het voor sommige groepen werknemers makkelijker maakt om een bijdrage te leveren. Denk hierbij aan werknemers met zorgtaken, werknemers met een beperking of werknemers die verder weg wonen.
Om diversiteit in talent te behouden, moet je als bedrijf ervoor zorgen dat je organisatie inclusief is. Hiervoor is het belangrijk dat werknemers gehoord worden en betrokken zijn en blijven bij het nemen van beslissingen. Goede faciliteiten om tegelijkertijd online en offline bij te dragen, helpen om een diverse en inclusieve organisatie te creëren. Uiteraard ben je daarnaast als facilitair manager verplicht om elke werknemer een werkplek aan te bieden die past bij zijn wensen en behoeften.
Stimuleren van duurzame oplossingen
Duurzaamheid moet één van de speerpunten zijn van je organisatie. Als facilitair manager check en selecteer je jouw leveranciers op dit aspect. Zo kun je bij de inrichting van thuiswerkplekken ervoor kiezen om gebruik te maken van refurbished materiaal of bewust te kiezen voor leveranciers die gebruik maken van personeel met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Als facilitair manager signaleer jij wanneer een pand niet meer past bij de bezetting. Data uit het reserveringssysteem kan je daarbij helpen. Wanneer in een deel van het pand structureel minder mensen aanwezig zijn, kun je ervoor kiezen om dit deel een andere functie te geven of overwegen om met zones te gaan werken. In deze zones kun je de verlichting automatiseren zodat deze reageert op de aanwezigheid van mensen. Daarnaast zou je eventruimtes apart kunnen schakelen, waardoor je de temperatuur kan aanpassen als er veel mensen in die ruimte aanwezig zijn. Wanneer er structureel minder mensen in het pand aanwezig zijn, kun je nadenken over het afstoten van panden en werknemers centraliseren of verhuizen naar een geschikter pand.
Door op deze wijze om te gaan met de effecten van hybride werken kun je effectief inspelen op de kansen die deze werkvorm met zich meebrengt. Zo draag je bij aan een efficiënte en productieve werkomgeving en zorg je voor meer binding en interactie.
Een actueel voorbeeld uit de praktijk
Op dit moment adviseert Vebego Facility Solutions een semioverheid organisatie met meerdere kantoorlocaties door het land. De organisatie ziet dat werknemers niet efficiënt omgaan met de huisvesting. Dit wordt mede veroorzaakt door het hybride werken.
Deze organisatie merkt dat werknemers minder binding hebben met de organisatie. Als gevolg daarvan komen mensen gemiddeld twee dagen per week naar kantoor. Daarnaast zijn er ook werknemers die men alleen online ziet. Ook leeft de perceptie dat op de dagen dat er wel mensen op kantoor zijn, de ruimtes volledig bezet zijn. Door deze gedachte kiezen werknemers ervoor om thuis te werken. Als gevolg wordt het kantoorpand inefficiënt gebruikt.
Het gedrag van de werknemers moet veranderen om optimaal gebruik te kunnen maken van de ruimtes en het hybride werken. Daarnaast is het belangrijk dat werknemers bewust worden van de huidige situatie in het pand. Hier is een grote rol weggelegd voor de directie en de facilitair manager. Deze moeten enerzijds weten wat er speelt onder de werknemers om zo goed mogelijk invulling te kunnen geven aan hun wensen en behoeftes. Anderzijds dienen werknemers te begrijpen wat hybride werken inhoudt en wat daarin van een ieder verwacht wordt. Op het moment dat je bijvoorbeeld naar kantoor komt en de hele dag in overleg zit, heb je geen werkplek nodig. Houd deze dan ook niet bezet, maar ga pas op zoek naar een werkplek op het moment dat je uit dat overleg komt.
Zorg daarom voor heldere richtlijnen en communiceer deze, zodat werknemers bewust bezig zijn met het kiezen van hun werkplek. Bewustwording van de huidige situatie kan uiteindelijk leiden tot een aanpassing van het gedrag. Hiervoor dien je in gesprek te gaan met de eindgebruiker. Zo laat je hybride werken voor iedereen werken.
“Luister als facilitair manager naar je eindgebruiker en help daarmee op een juiste manier de werkomgeving te vormen”
Paul Meijdam, projectmanager bij Vebego Facility Solutions
Conclusie
Hybride werken maakt facilitair management uitdagend. De snel veranderende wereld vraagt veel flexibiliteit en creativiteit van de facilitair manager. Het is daarom belangrijk dat je op de hoogte blijft van de nieuwste ontwikkelingen. Blijf daarnaast in gesprek met de eindgebruiker. Luister, denk mee en verras. Dit maakt het facilitair werkveld dynamisch en een aantrekkelijk speelveld om in te acteren.
Heb je advies of hulp nodig? Bekijk onze pagina over huisvestingsmanagement of plan direct een vrijblijvend advies gesprek in via deze link.
