Bedrijfsverhuizing in de praktijk [Checklist + Draaiboek]

Een bedrijfsverhuizing is een complex proces dat zorgvuldige planning en coördinatie vereist. Als facilitair manager ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de verhuizing en het minimaliseren van verstoringen voor de medewerkers. In dit artikel bieden we een uitgebreide checklist en draaiboek die je kunt gebruiken als leidraad voor een succesvolle bedrijfsverhuizing. Of je nu een groot bedrijf verhuist of een klein kantoor, deze gids is speciaal ontworpen om facilitair managers te helpen bij elke stap van het proces. 

Checklist voor een bedrijfsverhuizing

Er zijn meerdere redenen om te besluiten om je bedrijf te verhuizen. Zo kan het huurcontract aflopen, het pand niet meer passen bij de omvang van het bedrijf of sprake zijn van een fusie of overname waardoor een andere vestigingsplaats gewenst is.

In alle gevallen is het belangrijk dat je op tijd begint, de juiste mensen betrekt en een plan hebt. Onderstaande checklist helpt je hierbij.

• Projectplanning en -Coördinatie

  Wanneer de verhuisdatum definitief is, start je tijdig met het vormen van een verhuisteam en het opzetten van een concept planning. Het uitgangspunt hierbij vormt het daadwerkelijke verhuismoment. Vervolgens ga je terugrekenen vanaf die datum en bepaal je welke activiteiten er wanneer nodig zijn om de verhuizing te realiseren. Zodra je een verhuisbedrijf hebt gecontracteerd stel je gezamenlijk een definitieve planning op.
  
  

• Budgetplanning en -beheer

  De definitieve projectplanning geeft inzicht in de expertises waarvoor jij als facilitair manager een externe organisatie kunt contracteren. De hoeveelheid in te zetten dienstverleners is bijvoorbeeld afhankelijk de hoeveelheid inboedel die je wilt verhuizen en de afstand naar de nieuwe locatie. Het budget wat hiervoor nodig is, vat je samen in een budgetplanning.
  
  

• Het opstellen van een verhuisteam en het toewijzen van taken

  Op het moment dat de projectplanning en het budget definitief zijn, stel je een verhuisteam op. Belangrijk is dat dit verhuisteam een afspiegeling is van je organisatie. Zorg er dus voor dat afdelingen zoals facilitair, ICT, communicatie en HR onderdeel zijn van het team. Door verschillende disciplines op te nemen in het verhuisteam zorg je ervoor dat specifieke kennis aanwezig is over deze vakgebieden. Daarnaast creëert het draagvlak binnen de organisatie. Hierdoor weet je wat er speelt, wat er nodig is en hoe mensen geïnformeerd dienen te worden.

• Communicatie met medewerkers en belanghebbenden

  Houd werknemers en overige betrokkenen constant op de hoogte van de ontwikkelingen van de verhuizing. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld je periodieke nieuwsbrief. Communiceer daarnaast de verhuisinstructies en richtlijnen voor opruimen en afval scheiden. Zo weten medewerkers precies wat er van hun verwacht wordt.
  
  

• Inventarisatie en evaluatie van de huidige inventaris
  

  Om de omvang van de verhuizing te kunnen bepalen is het belangrijk dat je exact weet waar je huidige inventaris uit bestaat. Bepaal wat je opnieuw wil gebruiken (refurbished), welk deel kan worden opgekocht en wat eventueel aan een goed doel geschonken kan worden. Pas dan kun je het volume bepalen en de verhuizers goed meegeven wat ze moeten doen.

• Het benaderen van professionele verhuisdiensten voor het offertetraject
  

  Nu de omvang van de verhuizing helder is, vraag je offertes op bij professionele verhuisdiensten. Zorg ervoor dat je een uitvraag doet bij tenminste twee dienstverleners, zodat je offertes kunt vergelijken. Plan hiervoor bezoeken (schouwen) in op de bestaande en nieuwe locatie. Hierdoor krijgen de verhuizers een goed beeld van de huidige en toekomstige situatie en zorg je ervoor dat je een offerte op maat ontvangt. Uiteindelijk selecteer je de verhuisdienst die je gaat ondersteunen bij de verhuizing.

• Opruimen en organiseren van documenten en archieven

  Tegenwoordig zijn kasten en ladeblokken een stuk minder gevuld, aangezien we belangrijke documenten steeds meer digitaal archiveren. Geef je medewerkers richtlijnen voor het opruimen van bureaus, kasten en opslagruimtes. Benader daarnaast externe leveranciers voor het weghalen van hun spullen op de oude locatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan koffiemachines en sanitaire voorzieningen.
  
  

• Technologische infrastructuur en IT-verhuizing

  De afdeling ICT inventariseert welke onderdelen meeverhuisd gaan worden en wat er nieuw aangeschaft moet worden. Koppel de spullen af die niet meegaan en voer ze op de juiste wijze af. In het geval van specialistische verhuizingen van bijvoorbeeld laboratoria gelden er andere eisen. Deze laten we in dit artikel verder buiten beschouwing.
  
  

• Verzekeringen en juridische zaken, tijdig opzeggen contracten oude locatie
  

  Check welke verzekeringsvoorwaarden het verhuurbedrijf hanteert. Zorg ervoor dat er verzekeringen zijn afgesloten voor handelingen op zowel de oude als de nieuwe locatie. Zeg daarnaast huidige contracten zoals schoonmaak, beveiliging en catering tijdig op voor de oude locatie.
  
  

• Nieuwe werkplekinrichting en faciliteiten
  

  Betrek de gebruikers bij de inrichting van de nieuwe locatie. Informeer ze over nieuwe faciliteiten en leer ze hoe te handelen als je een nieuwe manier van werken introduceert. Organiseer hiervoor één of meerdere workshops of doe een pilot op de oude locatie en gebruik deze 'best practices' bij de inrichting van de nieuwe ruimte.
  
  

• Verhuislogistiek en transportplanning

  Bepaal samen met de projectleider van het verhuisbedrijf hoe je de verhuizing het beste logistiek kunt organiseren. Let hierbij bijvoorbeeld op geschikte aanrijroutes en de routing binnen het pand. Dit geldt voor zowel de bestaande als de nieuwe locatie. Op basis daarvan bepaal je welke voorzieningen, zoals een verhuislift, er nodig zijn om de verhuizing te realiseren. Check daarnaast of er vergunningen nodig zijn voor een tijdelijke wegversperring of het laden en lossen van goederen.
  
  In de transportplanning geef je per verdieping aan wat er verhuisd moet worden. Zorg dat je prioritering aanbrengt in je inventaris als goederen eerder op de nieuwe locatie moeten zijn. Het opstellen en realiseren van de transportplanning is de verantwoordelijkheid van het verhuisbedrijf.
  
  

• Aanpassen van adresgegevens en officiële documentatie

  Zorg er voor dat je de adresgegevens aanpast, zodra je bent verhuisd. In al je communicatie uitingen dient het nieuwe adres te zijn opgenomen.
  
  

• Schoonmaak en onderhoud van het oude en nieuwe pand
  

  Zodra alles uit het oude pand is verhuisd, laat je de opleverschoonmaak uitvoeren door de huidige dienstverlener. Voor het nieuwe pand stel je een nieuw schoonmaakcontract op. Dit kan met de huidige dienstverlener of je doet aanvragen bij een andere partij.

Met het doorlopen van deze checklist weet je zeker dat je geen belangrijke stappen overslaat en kun je met een gerust hart verhuizen naar de nieuwe locatie.

Bedrijfsverhuizing Draaiboek

Naast het hanteren van een checklist raden we aan om samen met het verhuisbedrijf een draaiboek voor de verhuizing op te stellen. In dit draaiboek vermeld je de planning en geef je de organisatie weer. Ook neem je op welke persoon wanneer ergens verantwoordelijk voor is tijdens de verhuizing. Als laatste leg je hierin de afspraken vast die gemaakt zijn tussen de organisatie en het verhuisbedrijf. In feite vormt dit document de basis waar iedereen op kan terugvallen. 

We onderscheiden vier fases in het draaiboek. Hieronder geven we puntsgewijs een overzicht van acties binnen deze fases en benoemen we de belangrijkste stakeholders.

Fase 1: Voorbereiding en planning

• Start tijdig met de voorbereiding op een verhuizing
• Stel een verhuisteam samen
• Wijs een verhuiscoördinator aan die als aanspreekpunt binnen de organisatie fungeert
• Stel het verhuisdraaiboek op
• Inventariseer de goederen die verhuisd gaan worden
• Plan voorzieningen zoals facilitair, ICT en catering voor het nieuwe pand

• Betrokken afdelingen van je organisatie
• Teamleiders van de afdelingen van je organisatie
• Directie van je organisatie
• Afdeling 'finance' voor het budget en het offertetraject
• Verhuisbedrijf

Fase 2: Coördinatie en communicatie

• Start tijdig met opruimen en weggooien om druk weg te namen in de verhuisweken
• Laat tijdig verhuismaterialen zoals dozen en stickers leveren
• Vraag leveranciers om hun goederen, zoals koffiemachines en printers, te verwijderen
• Verspreid een nieuwsbrief met daarin de belangrijkste informatie over de verhuizing
• Breng klanten op de hoogte van de bedrijfsverhuizing
• Pas adresgegevens en officiële documentatie aan
• Geef verhuisinstructies mee aan werknemers en organiseer opruimmiddagen
• Informeer eventuele andere huurders of omwonenden over de verhuizing
• Werk nauw samen met de projectleider van het verhuisbedrijf
• Plan regelmatig overleg met de projectleider van het verhuisbedrijf

• Medewerkers
• Gebruikers
• Leveranciers

Fase 3: Uitvoering en verhuizing

• Hanteer de inpakinstructies zoals opgenomen in de verhuisinstructies
• Breng beschermmaterialen aan zoals stukloper en aftimmering van liften
• Check ruim voor de verhuisdatum of alles klaar is voor de verhuizing
• Maak medewerkers bewust van het feit dat inrichting op de nieuwe locatie tijd kost
• Hang per ruimte op de nieuwe locatie de indelingsplanning op
• Coördineer leveranciers bij het installeren van hun goederen op de nieuwe locatie

• Medewerkers
• Verhuisbedrijf
• Leveranciers

Fase 4: Nazorg en evaluatie

• Laat gebruikte verhuismaterialen zoals dozen en rolcontainers ophalen
• Verricht handyman services zoals schilderen en het ophangen van whiteboards
• Check of er nog goederen missen of niet op de juiste plek staan
• Informeer bij je medewerkers of alles in orde is
• Plan evaluaties in met zowel het verhuisteam als het verhuisbedrijf

• Medewerkers
• Verhuisbedrijf

Door het volgen van deze checklist en draaiboek zorg je ervoor dat je geen belangrijke stappen over het hoofd ziet en de bedrijfsverhuizing efficiënt en georganiseerd verloopt. Vergeet niet dat een grondige planning, goede coördinatie en open communicatie cruciaal zijn voor een succesvolle bedrijfsverhuizing. Niets staat een feestelijke opening van het nieuwe pand dan nog in de weg!

Een verhuizing van formaat

Voor de hogeschool InHolland in Amsterdam verzorgt Vebego Facility Solutions de bedrijfsverhuizing van vier locaties naar een nieuw gebouw in de Sluisbuurt. Het betreft de huidige locaties Diemen, Amsterdam OZW, Science Park en Naaldwijkstraat. Met een nieuw pand van bijna 30.000m² BVO, verdeeld over negen verdiepingen betreft dit een grote bedrijfsverhuizing.

Marije van de Kamp is vanuit haar rol als verhuiscoördinator verantwoordelijk voor de verhuizing van drie van de vier locaties. Hierbij onderhoudt ze niet alleen de contacten met de teamleiders en -ondersteuners, maar stelt ze ook de verhuisinstructies op en verzorgt ze de communicatie richting de medewerkers. Kenmerkend voor dit project is de omvang en de afstemming met de verschillende stakeholders. Juist die diversiteit maakt dit een uitdagend project.

"Mooi hoe je als externe aan zo'n bedrijfsverhuizing kunt bijdragen en echt meerwaarde kunt leveren door je frisse blik en de kennis en ervaring die je meeneemt vanuit de eigen organisatie."

Marije van de Kamp (Projectmanager bij Vebego Facility Solutions)

Conclusie

Een bedrijfsverhuizing kan een uitdagende taak zijn waarbij extra druk op de facilitaire afdeling komt te liggen. Zorg dat je op tijd start en dat je de juiste mensen betrekt - maak het een gezamenlijk effort.

Met de juiste checklist en draaiboek kun je als facilitair manager het proces soepel laten verlopen. Gebruik deze uitgebreide gids en de aanvullende informatie op onze website om ervoor te zorgen dat je alle essentiële stappen neemt en alle aspecten van de verhuizing beheert. Met een goede planning en coördinatie kun je de impact op medewerkers minimaliseren en een succesvolle bedrijfsverhuizing realiseren.

Wil je weten hoe je de verhuizing van jouw bedrijf het beste kunt organiseren? Of heb je vragen over een specialistische verhuizing zoals van laboratoria? Neem hier contact op. Onze facilitair managers denken graag met je mee. Maak gebruik van de kennis en ervaring van onze gehele organisatie. Samen zorgen we ervoor dat je bedrijfsverhuizing vlekkeloos verloopt!