Facilitair managers willen graag inzicht in de bezettingsgraad van hun kantoorpand. Waarom vinden zij deze informatie belangrijk en wat kun je met deze gegevens?
In dit blogartikel bespreken we het nut van het kennen van je bezettingsgraad en vertellen we je hoe je deze in kaart brengt.
Een bezettingsgraad alleen zegt niets
De bezettingsgraad is de verhouding tussen de gebruikte ruimte en de totale capaciteit van deze ruimte. Het vertelt je of de ruimte benut wordt voor dat waarvoor het bedoeld is.
Dit gaat verder dan een cijfer of percentage uit je sensor- of boekingssysteem. Juist de context – de oorzaken van deze verhouding – zijn voor jou als facilitair manager interessant. Zo is de werking van het systeem, het gedrag van je medewerkers en de gekozen strategie van belang. Juist deze factoren geven jou direct aanknopingspunten voor verbetering.
Het is dus belangrijk om het gehele plaatje in beeld te hebben.
De belangrijkste vraag die jij jezelf moet stellen
De bezettingsgraad kun je op verschillende manieren berekenen. De belangrijkste vraag die jij jezelf moet stellen is: Wat wil ik met de data gaan doen?
Een eenvoudige en effectieve manier om je bezettingsgraad te bepalen is via observatie. Door simpelweg te tellen tijdens inspectierondes door het pand bepaal je het aantal medewerkers dat gebruik maakt van een ruimte. Door deze persoonlijke observatie creëer je context bij de gemeten bezettingsgraad: Is een medewerker kort aan het bellen in de ruimte of vindt er een vergadering plaats?
Bovenstaande methode is vrij arbeidsintensief en niet geschikt om op grote schaal data in te winnen.
Op grote schaal bieden sensoren en een boekingssysteem vele mogelijkheden. Hierbij is het belangrijk om vooraf te bedenken wat het systeem gaat meten. Sensoren meten precies waarvoor ze gemaakt zijn. Denk hierbij aan de aanwezigheid van werknemers of de omgevingscondities van de ruimte. In combinatie met een boekingssysteem genereer je data die je vervolgens kunt analyseren.
Een boekingssysteem die jou als facilitair manager goed kan ondersteunen bij je werkzaamheden is bijvoorbeeld GIIO. De applicatie is ontworpen vanuit een klantreis-benadering en leent zich goed voor het meten van een betrouwbare bezettingsgraad. Met het platform GIIO stellen medewerkers hun ideale werkdag op kantoor samen. Met de ingewonnen data kan jouw facilitaire afdeling processen optimaliseren en kosten besparen.
In 6 stappen je bezettingsgraad bepalen
Het bepalen van alleen het aantal benutte vierkante meters zegt niets. Er is dan ook geen vaste formule voor het bepalen van de bezettingsgraad. Achterhaal de beweegredenen van de gebruikers van het pand. Dat geeft je waardevolle informatie waar je echt iets mee kunt.In 6 stappen bepaal jij de bezettingsgraad van je kantoorpand:
- Stel een doel
Bepaal waarvoor je de bezettingsgraad wilt weten. Bedenk wat je met deze informatie gaat doen. Je uiteindelijke doel bepaalt welke data je nodig hebt.
De bedrijfscultuur kan de aanleiding zijn dat mensen minder naar kantoor komen, maar dit kan ook liggen aan de reistijd van een werknemer. Als je niet weet wat je wilt weten, kun je niets meten. - Creëer overzicht
Je weet nu welke data je nodig hebt. Achterhaal welke data je al verzamelt in het pand en wat je nog wil weten. - Richt nieuwe systemen in
Voor de data die ontbreekt richt je aanvullende systemen in. Alleen met een complete dataset kun je strategische beslissingen nemen - Maak de data betrouwbaar
Zorg dat de data betrouwbaar is. Maak je gebruik van een handmatige telling?
Stel dan heldere en eenduidige richtlijnen op voor het tellen. - Genereer output
Laat de ingerichte systemen data genereren. Combineer de gegenereerde data en zet deze om in informatie. - Neem doordachte en onderbouwde beslissingen
Analyseer de informatie en bepaal de oorzaken achter de bezettingsgraad. Neem vervolgens beslissingen over efficiëntie, productiviteit en besparingen.
Inzicht in de bezettingsgraad geeft je mogelijkheden voor het optimaliseren van het gebruik van het pand.
Toekomstbestendig met data
Steeds meer bedrijven zien de waarde van data in. Op grote schaal verzamelen ze de gegevens om hier op een later moment mee aan de slag te gaan. Niet altijd staat een concrete toepassing vooraf vast. Data is waardevol en dat besef komt bij steeds meer bedrijven.
Door gebouwen te voorzien van sensoren of zelfs een digitale scan te maken van het pand kan er in de toekomst data aan gekoppeld worden. Dit geeft vele mogelijkheden voor analyses en het gebruik binnen uiteenlopende applicaties. Met deze waardevolle inzichten kun jij het pandgebruik optimaliseren.
Optimaliseer het gebruik binnen de huidige bedrijfscultuur
Met inzicht in het huidige gebruik ken je de ervaring en beweegredenen van werknemers. Afhankelijk van jouw doel kun je aanpassingen doorvoeren om de tevredenheid te verhogen of nieuwe medewerkers aan te trekken.
Inzicht in je bezettingsgraad creëert mogelijkheden om soft services efficiënter in te zetten. Informatie over de wijze waarop werknemers de schoonmaak of beveiliging ervaren is input voor strategische overwegingen. Mogelijk dat contracten met leveranciers anders ingestoken kunnen worden.
Je krijgt meer grip op een effectieve inzet van je voorzieningen. Denk hierbij aan het aanpassen van de instellingen van verlichting, airco’s en verwarming voor ruimtes die een lagere bezetting kennen. Onze samenwerkingspartner CoSource kan hierin adviseren.
De toekomst van facility management
Onze specialist op het gebied van data, performance manager Guido Beulen, ziet een toekomst waarin data steeds belangrijker wordt voor facilitaire organisaties. Zelf gelooft hij in de kracht van een digital twin. Deze virtuele representatie van de werkelijkheid biedt kansen voor zowel onze klanten als de eigen organisatie.
Hierbij maak je bijvoorbeeld een digitaal model van je kantoorpand met alle verdiepingen en ruimtes. Aan dit model hang je vervolgens relevante informatie. Denk hierbij aan de specifieke dienstverlening per ruimte en de contracten met leveranciers. Ook verbouwingen en calamiteiten maken onderdeel uit van dit model.
Dit maakt beslissingen in de toekomst eenvoudiger. Je ziet namelijk direct de impact van een bepaalde beslissing. Als je bijvoorbeeld toiletruimtes wilt afstoten weet je precies welke impact dit heeft op welke leveranciers. Daarnaast weet je direct de kosten die je bespaart.
Digitalisatie is de toekomst. Hoe meer betrouwbare data in het model zit, des te beter jij strategische beslissingen kan nemen. Belangrijk is wel dat je altijd het doel voor ogen houdt.
Meer dan de bezettingsgraad
Het kennen van alleen je bezettingsgraad is niet voldoende. Juist de redenen achter deze bezetting zijn voor jou als facilitair manager interessant. Die gegevens geven jou waardevolle informatie voor optimalisaties binnen je facilitaire dienstverlening.
Weet van tevoren goed waarvoor je de bezettingsgraad wilt weten. Met heldere doelstellingen kun je gericht data gaan verzamelen. De output van de ingerichte systemen stelt jou in staat strategische beslissingen te nemen.
Meer weten?
Onze specialisten helpen je graag bij het opstellen van een plan van aanpak. Hoe past de bezettingsgraad in jouw strategie? Hoe gaan we meten? Wat moeten we monitoren? Welke beslissingen kun je dan nemen?
Vervolgens is het aan jou om te bepalen hoeveel je wilt en kan investeren om de gewenste data boven water te krijgen. Bij Vebego Facility Solutions adviseren we je hierover. Wij helpen klanten bij het inrichten van een dashboard. Ook leren we je hoe je data uitleest en hier informatie van maakt voor strategische beslissingen.
Wil jij ook meer met de data uit jouw pand doen? Neem vrijblijvend contact met ons op.
