7 tips om je facilitaire inkoopproces te verbeteren

Een fiets met 27 versnellingen kopen en maar drie versnellingen écht gebruiken. De kapjes van het brood steevast in de groene container gooien. Overstag gaan voor die oogcreme van de schoonheidsspecialist terwijl je 0 bewijs hebt voor de werking van dat XYZ-complex. Aan het eind van de avond een halve fles champagne door de gootsteen spoelen omdat je gasten allemaal nog moesten rijden. In het dagelijks leven zijn er tal van situaties waarbij je achteraf kunt zeggen: “weggegooid geld!”

Als facilitair inkoper kun je vast vergelijkbare voorbeelden verzinnen, maar dan op grotere schaal. Een 5 dagelijks schoonmaakcontract afsluiten, terwijl je op woensdag en vrijdag een kanon kunt afschieten in het pand. 300 bureaukalenders van 2022 in de papiercontainer gooien omdat iedereen tegenwoordig een digitale versie gebruikt. Nieuwe bureaustoelen aanschaffen terwijl er nog een heel aantal ongebruikt in de opslag staan.

Aschwin de Vries, contractmanager bij Vebego Facility Solutions, heeft er een professionele term voor: het is allemaal waarde die weglekt. Ben jij in jouw organisatie verantwoordelijk voor de facilitaire inkoop en wil jij het lek vinden en dichten? Lees dan deze blog voor tips en tricks van een pro!

Wat is een goed facilitair inkoopproces?

Een goed facilitair inkoopproces voorziet in de huidige behoeften en wensen van de organisatie, creëert duidelijkheid bij alle stakeholders over waarde en prestaties, brengt een samenwerking tot stand die langdurig werkbaar is voor alle betrokkenen én biedt ruimte om op toekomstige veranderingen in te kunnen spelen. Dat is een mond vol. Hoe kun jij zorgen dat jouw werk als inkoper de organisatie maximaal ondersteunt? We geven 7 tips.

7 tips om je facilitaire inkoopproces te verbeteren

1. Implementeer een strategisch inkoopbeleid

Heb je geen strategisch inkoopbeleid? Dan is de kans groot dat de inkoop in jouw organisatie alle kanten op schiet en dat de invulling en het beheer van contracten willekeurig wordt ingevuld. Stap 1 voor het verbeteren van je inkoopproces is dan ook: implementeer een strategisch inkoopbeleid. Dat geeft houvast, draagt bij aan uniformiteit en garandeert continuïteit. Het heeft echt meerwaarde om de benen eens op tafel te leggen en samen met stakeholders in je organisatie antwoord te geven op de volgende vragen:

• Wat hebben we in grote lijnen nodig aan diensten en producten?
• Welke risico’s en kansen kunnen zich voordoen?
• Waarom kopen we in? Of kunnen we het ook zelf?
• Welke manier van inkopen sluit het beste aan bij de doelstellingen van onze organisatie? Is dat Operational Excellence? Dan gaan we anders inkopen dan wanneer we Customer Intimacy nastreven.
• Waar gaan we inkopen? Gaan we voor langdurige samenwerkingsverbanden met leveranciers? Dan kiezen we voor partijen met hetzelfde DNA als onze organisatie en voor een inkoopmethodiek die de juiste partijen interesseert, bijvoorbeeld Best Value Procurement of Rapid.
• Over welke volumes praten we eigenlijk?
• Wie doet wat? Wie heeft welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het aangaan, uitrollen en beheren van contracten?

Leg de antwoorden op bovenstaande vragen vast in strategische uitgangspunten, spelregels en voorwaarden, zoals een contractmanagementmodel en een prijs-kwaliteitbeleid. Een topdown benadering is bij het formuleren van een strategisch inkoopbeleid niet erg. Het geeft juist rust. Het is namelijk niet effectief als inkoop continu ter discussie staat.  Door regelmatig te klankborden met je collega's die de tactische inkoop doen (bijvoorbeeld leveranciers selecteren en contracteren) behoud je draagvlak voor je beleid. Eens in de twee á drie jaar toetsen of je beleid nog actueel is, laat voldoende ruimte voor eventuele koerswijzigingen.

2. Maak gebruik van geautomatiseerde inkoopsoftware

Geautomatiseerde inkoopsoftware helpt om beter grip te krijgen op je inkoopproces. Met Purchase to Pay (P2P) software automatiseer je bijvoorbeeld het hele proces van bestellen tot betalen. Facturen komen dan nooit meer bij verrassing binnen. Er ligt namelijk altijd een goedgekeurde offerte aan ten grondslag. Een PO-nummer koppelt de offerte aan de factuur.

Bij Reversed Billing voeren jouw dienstverleners de uren die zij maken in jouw portaal in. Als het nodig of prettig vindt, kun jij of je collega de gemaakte uren op de voet volgen. Aan het einde van de maand geef je op basis van de invoer aan wat de leverancier aan jou mag factureren. Het uurtarief en de betalingstermijn heb je vooraf al afgesproken.

Welke geautomatiseerde inkoopsoftware je ook kiest: zorg dat er draagvlak voor is bij de bestellers in jouw organisatie. Anders gaan ze onder jouw radar werken en raakt je systeem snel vervuild. Over weglekken van waarde gesproken…. Om draagvlak te krijgen vanuit de organisatie geldt eigenlijk maar één ding: de gebruiker moet nooit meer handelingen hoeven doen dan nodig is. Houd paarse krokodillen buiten de deur, maak het LEAN en klankbord voortdurend met de gebruikers over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en de processen.

3. Stel duidelijke inkoopprocedures op

Een efficiënt inkoopproces betekent ook dat ieder doet waar hij goed in is. Als inkoop jouw expertise is, heb jij, natuurlijk ook door goed te luisteren naar de input van stakeholders, scherp welke inkoopstrategie, procedures en leveranciers het beste bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Hoe beter je in staat bent om die kennis te vertalen naar heldere inkoopprocedures, hoe eenvoudiger het voor je collega’s wordt om contracten op de juiste manier (lees: jouw manier) te managen. En eenvoudiger is bijna altijd beter!

Faciliteer en stimuleer je collega’s door voldoende achtergrondinformatie te verstrekken over de zorgvuldig geselecteerde preferred suppliers. Dan weten ze waarom ze uit deze leveranciers moeten kiezen. Of maak een model dat beschrijft hoe en wanneer ze moeten escaleren als een leverancier zijn afspraken niet nakomt. In dit model beschrijf je dan niet alleen de verantwoordelijkheden van de leverancier, maar ook die van je collega's zelf. Bijvoorbeeld dat zij klachten aan de leverancier schriftelijk vastleggen, zodat er een dossier ligt waar jij iets mee kunt op het moment dat dat nodig is. Je kunt templates en brondocumenten voorbereiden voor het uitzetten van een RFI of RFP. Als jij ervoor zorgt dat al deze informatie duidelijk is uitgewerkt, up to date is en online toegankelijk is, ontzorg je jouw collega’s en creëer je draagvlak om op jouw manier te gaan werken.

4. Ontwikkel sterke leveranciersrelaties

Als facilitair inkoper wil je een optimale performance halen voor je (interne) klant. Zeker bij facilitaire inkoop van diensten heb je je leveranciers daar keihard bij nodig. Hoe zorg je dat ze voor jou het maximale in hun vermogen doen om jou te ondersteunen? 

Marloes Oldenhof, Service Excellence Manager bij Vebego Facility Solutions: “blijf altijd in contact met je leveranciers. Vooral als het goed gaat! Daarmee geef je hen het gevoel dat ze een waardevolle bijdrage leveren en dat ze mede-eigenaar zijn, dat je het samen doet. Zo bouw je credits en commitment op voor de momenten dat het niet goed gaat. Bijvoorbeeld als iemand steken heeft laten vallen of als de omstandigheden van buitenaf plotseling veranderen. Je waardering uiten is niet moeilijk. Regelmatig een kop koffie of teamsmeeting met de accountmanager, maandelijks overleg met de teamleider van de leverancier, ook als er niks te bepraten valt. Gewoon even tijd maken, luisteren en het team betrekken bij wat er speelt. Een mooie bijvangst is dat je zo ook eerder weet wat er bij hen speelt. Dat medewerkers op een minder aantrekkelijke plek nu ook nog moeten dealen met defecte apparatuur. Of dat er wrijving is ontstaan tussen een interne klant en de medewerkers van de leverancier. Daar win je oplostijd mee en voorkom je escalatie. Dus als je niet zo van dat ‘softe’ bent: ook in termen van KPI’s en SLA’s is het van belang om te bouwen aan je leveranciersrelatie.”

Aschwin vult aan: "Ik ben het helemaal eens met Marloes om vooral in gesprek te gaan als het goed gaat. Ik wil daarbij benadrukken dat het ook dan goed is om een gespreksverslag te maken en afspraken vast te leggen. Dat is voor beide partijen fijn. Als het goed blijft gaan, bouwt de leverancier aantoonbaar een mooie trackrecord op. Als het niet goed gaat, kan altijd terug gezocht worden of er al eerder signalen waren en wie daarop actie zou ondernemen. En natuurlijk: je denkt daar niet aan als alles goed gaat, maar het kan ook dienen als bewijslast voor underperformance als dat nodig is."

5. Voer regelmatig inkoopaudits uit

Op alle niveaus hebben inkoopaudits grote meerwaarde. Bij tip 1 noemden we al dat je een strategisch inkoopbeleid minstens eens in de twee á drie jaar moet toetsen en bijstellen. Dat helpt om te komen tot een verbetering van de inkoopvolwassenheid. Waar het om gaat, is dat je terugblikt én vooruitblikt. Heb ik de beste inkoop gerealiseerd, heb ik mijn output, mijn bijdrage aan de organisatie bereikt? Om daar antwoord op te kunnen geven, moet dus in je beleid wel helder geformuleerd zijn wat die output en bijdrage moeten zijn. Periodieke audits helpen ook om je strategisch inkoopbeleid te herijken. Zijn er ontwikkelingen in de sector of organisatie die in het beleid opgenomen moeten worden, zoals de wens om 100% duurzaam in te kopen? Kun je bestaande leveranciersrelaties nog verder ontwikkelen, bijvoorbeeld door samen producten of diensten te ontwikkelen? Verwerk die doelen en de consequenties daarvan in een update van je strategisch inkoopbeleid.

Op tactisch niveau is een periodieke audit hét instrument om lekken te dichten. Je kunt je als inkoper nog zo inspannen om de best mogelijke leveranciers onder de best mogelijke voorwaarden te contracteren. In de praktijk kan door gebrek aan kennis, onduidelijke afspraken of onvoldoende focus op delen van het contract, serieus veel waarde weglekken. Met periodieke inkoopaudits hebben jij en je leverancier beiden een stok achter de deur om je te blijven verdiepen in het contract. Inderdaad, ook de leverancier. Je kunt je afvragen waarom hij dat zou doen. Is het niet in zijn voordeel om een lek niet te melden? Wel als je aan de voorkant het contract volledig hebt uitgeknepen. Dan kun je verwachten dat de leverancier zal proberen om zijn marge terug te verdienen door hier en daar een lekje te laten ontstaan. Hoe beter en gelijkwaardiger het inkoopproces, hoe meer de leverancier zich als partner en mede-eigenaar van de dienstverlening zal opstellen.

6. Optimaliseer voorraadbeheer

Voorraadbeheer is maar op een beperkt deel van de facilitaire inkoop van toepassing. Het gaat immers vaker over de inkoop van diensten zoals schoonmaak, catering en beveiliging. Maar een optimaal voorraadbeheer van sanitaire supplies en kantoorartikelen draagt zeker bij aan een beter facilitair inkoopproces. Handige tips daarbij zijn:

• Centraliseer de voorraad op één plek voor meer overzicht
• Beperk de bestelopties om de voorraad beheersbaar te houden
• Stel een minimaal inkoopvolume in. Zo dwing je de besteller om nog even verder te kijken naar wat er nodig is en beperk je eventuele verzendkosten
• Ga voor bulk- en grootverpakkingen om verspilling en verpakkingsmateriaal te voorkomen.

Als het toch over duurzaamheid gaat, is ook hergebruik van materiaal een belangrijk thema. Vooral bij organisaties met meerdere locaties, loont het om bijvoorbeeld gebruikt kantoormeubilair op één centrale plek te bewaren. Is er meubilair nodig, dan kan de besteller eerst in deze voorraad grasduinen, bijvoorbeeld via een interne online catalogus, voordat hij iets nieuws bestelt. Dat is kostenefficiënt en duurzamer.

7. Blijf op de hoogte van trends en ontwikkelingen in de inkoopindustrie

Op het vlak van facilitaire inkoop zijn veel ontwikkelingen. Als je als facilitair inkoper, contractmanager of facilitair manager wilt weten wat er te koop is, welke technologische ontwikkelingen er zijn en wie mooie best practices heeft waar jij je voordeel mee kunt doen, zijn er diverse mogelijkheden:

• Volg workshops of seminars bij bekende instituten zoals Nevi en Pianoo.
• Sommige grote organisaties of concerns nodigen uit om een kijkje in de keuken te nemen. Maak daar gebruik van.
• Bezoek beurzen of ga op bezoek bij je partners en leveranciers om hun processen, kwaliteit en uitdagingen beter te begrijpen.
• Volg vak- en themagroepen op LinkedIn, zoals die van FMN en Facto. Lees je een interessante post? Schroom dan niet en leg contact met de schrijver voor meer informatie. De facilitaire wereld is klein en hoewel er concurrentie is, zijn er ook twee gemeenschappelijke drivers: 1. De klant optimaal willen bedienen en 2. als inkoper, contractmanager of facilitair manager beter worden in je vak. Voel je je alleen met een bepaalde problematiek, dan kun je ervan uitgaan dat je niet de enige bent.

Conclusie

Aschwin: “Facilitaire inkoop is nooit een doel op zich is. Het dient de organisatie en moet dus altijd aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Het is goed om je dat altijd te realiseren. Het is ook goed om te realiseren dat jij als inkoper misschien een paar maanden bezig bent met de selectie van een leverancier, maar dat de contractmanager of facility manager jaren met jouw werk vooruit moeten kunnen. Dat vraagt inlevingsvermogen en samenwerking. Een succesvol inkoopproces wordt daarom niet (alleen) gerealiseerd door de traditionele, rode inkoper die zijn/haar wil oplegt aan leveranciers. Een succesvol inkoopproces wordt steeds vaker gerealiseerd door ‘groene’ inkopers, teamplayers met projectmanagementskills.

Een goed facilitair inkoopproces is als volgt samen te vatten: ‘find the value’, ‘get what is agreed’ en ‘improve what you already have’. Wil jij op één van deze drie onderdelen meer informatie, tips en tricks ontvangen of juist tips en tricks delen? Neem dan contact op met Vebego Facility Solutions. Onze facilitair inkopers, contractmanagers en facility managers barsten van de knowhow en ervaring, maar willen ook altijd blijven leren!