Om met je organisatie goed voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen en obstakels kan het helpen om een facilitair beleidsplan te ontwikkelen. In deze blog geven we voorbeelden, een stappenplan en gerichte tips zodat jij zelf met een facilitair beleidsplan aan de slag kan voor jouw organisatie!
Wat is een facilitair beleidsplan?
Een facilitair beleidsplan is een plan waarin zaken staan die de komende periode, meestal drie tot vijf jaar, richtinggevend zijn voor de facilitaire organisatie. Zo'n plan helpt je om voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen en obstakels. Dit plan staat niet op zichzelf, maar sluit aan op algemene beleidsplannen waarin de behoeften en algemene doelstellingen van de organisatie zijn opgenomen.
Wat heb je aan een facilitair beleidsplan?
Waarom is het voor jouw organisatie van belang om een facilitair plan te maken? Een facilitair plan helpt om voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen en obstakels, zoals een aanstaande verhuizing of connectiviteit. Het zorgt ervoor dat facility managers hun werk beter kunnen uitvoeren en dat alle medewerkers naar dezelfde doelen toewerken. Het geeft houvast en antwoord op vragen zoals “Hoeveel extra ruimte is er nodig om aan de productiebehoefte over 5 jaar te voldoen? en “Hoe spelen wij in op de digitale ontwikkelingen?". Op die manier kun je op tijd anticiperen en kom je niet voor verrassingen te staan.
Hoe ziet zo’n facilitair beleidsplan eruit? [Voorbeeld]
In een facilitair beleidsplan moeten op een aantal vragen antwoord worden gegeven. Deze vragen vormen de inhoud van je plan en zorgen ervoor dat je plan goed aansluit op de algemene doelstellingen van de organisatie.
- Waar staan we als facilitaire organisatie voor (missie) en waar gaan we voor (visie)?
- Wat zijn onze kernwaarden?
- Hoe geven we een strategie vorm waarbij we rekening houden met alle belanghebbenden?
- Wat zijn onze doelstellingen?
- Hoe gaan we deze doelstellingen realiseren?
Hoe maak je een facilitair beleidsplan? [Stappenplan]
Wanneer je een beleidsplan maakt, kun je het beste een stappenplan doorlopen om ervoor te zorgen dat alle onderdelen op de correcte manier in je plan terugkomen. Zo kan er zo min mogelijk verwarring ontstaan.
Stap 1: Bereid je goed voor
Een goede voorbereiding is het halve werk! Bepaal eerst wat je met het plan zelf wilt bereiken en stel vast wie er bij het plan betrokken worden. Vanuit deze uitgangspunten werk je verder en geef je het plan meer vorm. Probeer dit alvast zo concreet mogelijk te doen, om later onduidelijkheden te voorkomen en het plan zo compleet mogelijk te maken.
Stap 2: Breng de huidige situatie in kaart
Voordat je verbeterpunten aanwijst en doorvoert, moet je eerst kijken naar de huidige situatie op facilitair gebied. Om de huidige situatie te duiden, voer je een SWOT-analyse uit. Hiermee zet je de Strenghts (sterktes), Weaknesses (zwaktes), Opportunities (kansen) en Threats (bedreigingen) van jouw facilitaire organisatie op een rijtje. Aan de hand van deze analyse wordt duidelijk welke zwakke en verbeterpunten je moet doorvoeren op facilitair gebied om kansen te grijpen en je facilitaire organisatie te verbeteren.
Stap 3: Bepaal doelstellingen en strategie
In deze stap bepaal je de doelstellingen om op basis daarvan een strategie uit te stippelen. Deze doelstellingen worden onderscheiden op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Strategische doelen zijn doelstellingen voor op de lange termijn en bepalen de richting. Deze doelen kunnen niet direct worden bereikt, omdat teveel factoren er omheen nog onbekend zijn of niet beheerst worden. Bijvoorbeeld: “De werkomgeving voor medewerkers verbeteren”.
Tactische doelstellingen zijn afgeleid van de strategische doelstellingen en zijn gericht op functioneel gebied. Bijvoorbeeld: “De werkplek voor medewerkers optimaliseren door een grotere werkruimte aan te bieden met meerdere samenwerkingsruimten".
Operationele doelstellingen komen terug in het actieplan en zijn SMART geformuleerd om ze concreet te maken. Dit wil zeggen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Bijvoorbeeld: “Binnen 2 jaar is de werkomgeving van 60% van de medewerkers verbeterd door het realiseren van een grotere werkruimte met een stilteruimte en twee vergaderruimtes".
Stap 4: Maak een concreet actieplan
Met een concreet actieplan werk je uit hoe de doelstellingen behaald gaan worden. Dit doe je door alleen je operationele doelstellingen erbij te pakken en per doel op een rijtje te krijgen wat je precies nodig hebt om deze doelstellingen te behalen. Deel dit op in concrete, haalbare stappen. Op deze manier wordt duidelijk met welke middelen je van de huidige naar de gewenste situatie kan komen.
Stap 5: Stel het daadwerkelijke facilitair beleidsplan op!
In de laatste stap is het nu dan eindelijk tijd om van je bevindingen en onderzoek één geheel te maken en het facilitair beleidsplan op te stellen. De onderdelen die in ieder geval terug moeten komen in je facilitair beleidsplan zijn:
- De organisatie: omschrijf de organisatie en cultuur, missie en visie en informatie over werkprocessen.
- Huidige situatie: breng de huidige situatie van de organisatie in kaart met beoordelingen en verklaringen van eventuele beleidsproblemen. Hierin komt ook de SWOT-analyse terug met de bevindingen uit de interne en externe analyse.
- Beleid en strategie: vermeld de organisatiedoelen, strategie en gewenste situatie. Daarnaast vermeld je de verbeterplannen om in de gewenste situatie te komen.
- Aanbevelingen en implementatie: koppel je concrete acties aan je doestellingen en wijs deze toe aan de juiste medewerker.
- Begroting: koppel de concrete acties aan de bedragen die nodig zijn om deze acties te behalen.
Tips bij de uitvoering van het facilitair beleidsplan
Bij het uitvoeren en opstellen van het facilitair beleidsplan kunnen er altijd dingen anders lopen dan gewenst. In veel gevallen is het dan niet de strategie die faalt, maar de interpretatie ervan. Het is dan ook van belang dat je de visie goed vertaalt naar concrete doelen. Mensen weten anders niet waaraan of waarvoor ze werken en geven een eigen invulling aan de opgestelde doelen. Om dit te voorkomen is het belangrijk om de strategie en doelen zo transparant en eenduidig mogelijk te formuleren. Neem de tijd om het facilitaire beleidsplan uit te werken en vraag feedback of hulp van collega's als je niet verder komt.
Conclusie
Aan de hand van dit stappenplan zou je nu een facilitair beleidsplan moeten kunnen maken om goed voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen en obstakels. Veel succes met het optimaliseren van je organisatie! Heeft je organisatie hulp nodig bij het facility beleid? Met onze Facility Scan krijg je inzicht in de prestaties van je facilitaire organisatie en ontdek je welke verbeterpunten jouw organisatie kan maken om meer succes te krijgen.
