Als organisatie is het natuurlijk belangrijk om waarde te creëren, door samen met jouw team het werk zo efficiënt mogelijk uit te voeren, kosten te verminderen of bijvoorbeeld productiviteit te verhogen. Maar het is misschien nog wel belangrijker om de toegevoegde waarde te meten. Dit begint bij het verzamelen en analyseren van cijfers - want alles wat meetbaar is, is beter te beheren. Het volgen, meten en evalueren van organisatie brede doelen kan bijdragen om het werk (en de waarde daarvan) te bewijzen. In de enorme berg aan verschillende statistieken en Key Performance Indicators (KPI’s) die er te volgen zijn, is het misschien lastig om te weten welke relevant zijn voor uw organisatie. In deze blog bespreken we hoe je de belangrijkste doelen van jouw organisatie identificeert, start en bereikt. Ook geven we voorbeelden van 3 KPI’s. Kort gezegd: welke KPI’s zijn geschikt voor jouw organisatie? Lees snel verder!
Waarom KPI's in Facility Management?
Een Key Performance Indicator (KPI) is een meetinstrument die organisaties kunnen gebruiken om hun voortgang in de richting van strategische doelen te volgen. Ze zijn specifiek ontworpen om waardevolle inzichten te bieden in de dagelijkse bedrijfsvoering en om teams te helpen begrijpen hoe ze presteren in relatie tot hun doelen. De meest succesvolle organisaties nemen beslissingen gebaseerd op data, die op hun beurt weer resultaten opleveren die van invloed zijn op het succes van de hele organisatie. Met de juiste KPI’s wordt het gemakkelijk om de volgende doelen bij te houden: - Bewijs van productiviteit en efficiëntie - Identificeren van verbeterpunten - Kosten en strategieën rechtvaardigen - Pleiten voor extra financiering en personeelsbezetting - Krijg meer waardering van leiderschap
1. KPI: "Gepland" versus "Reactief" onderhoud
Doel: Begrijpen hoe de reactiviteit verbeterd kan worden met onderhoudstaken.
Als je bent zoals de meeste organisaties, ben je waarschijnlijk relatief reactief als het gaat om onderhoud. Het is soms een uitdaging om moeilijkheden van tevoren in te schatten. Maar zodra inschattingen en voorbereidingen worden gemaakt voor mogelijke problemen, kan dit veel tijd besparen zodra deze zich voordoen. Denk na of er een bepaald gebouw is dat problemen ondervindt? Dit kan een teken zijn van slechte omstandigheden die financiering nodig hebben. Is er een situatie die veel opdrachten veroorzaakt? Probeer dan nieuwe of frequentere preventieve onderhoudsschema's in te stellen.
2. KPI: Tijd voor het oplossen van werkorders
Doel: Bepalen hoelang het duurt voordat werknemers opdrachten voltooien.
Wanneer er zich problemen voordoen, rekenen jouw organisatie en gebruikers erop dat problemen snel en effectief oplost worden. Als serviceverzoeken dagen of weken in beslag nemen, kan het zijn dat gebruikers ontevreden worden. Om nog maar te zwijgen van het feit dat trage responstijden de algemene inkomstendoelen kunnen schaden en de bedrijfskosten kunnen verhogen. Begin dus met het stellen van duidelijke prioriteren van opdrachten. Vergeet niet om zelf-geïdentificeerde opdrachten versus serviceverzoeken bij te houden. Dit kan een indicatie zijn dat er meer personeel nodig is om alles soepel te laten verlopen.
3. KPI: Percentages die bewonerstevredenheid meten
Doel: Breng in kaart waar verbeteringen mogelijk zijn op het gebied van comfort, veiligheid en gezondheid van huurders.
De ruimtes in een gebouw hebben een grote invloed op het humeur en de tevredenheid van de huurders. Gebouwen die schoon, comfortabel en functioneel zijn, houden mensen meer betrokken en gefocust. Begin met het invullen van enquêtes nadat opdrachten zijn voltooid. Is het werk goed gedaan? Is het op tijd afgerond? Was de werknemer vriendelijk en behulpzaam? Hoe kan de ervaring in de toekomst worden verbeterd? De antwoorden op deze vragen kunnen nieuwe perspectieven bieden op teamprestaties, maar ook de verwachtingen van klanten.
Klaar om KPI's te kiezen?
Denk bij het kiezen van de KPI's die je wilt volgen binnen na over wat je uit elke ervaring wilt halen. Elke faciliteit en organisatie is anders, daarom is het slim om na te denken welke informatiepunten interessant zijn voor jouw organisatie. Het kan overweldigend zijn om te kiezen welk KPI’s relevant zijn. Begin daarom klein, zelfs het tracken van 2 KPI’s is beter dan niks. Zo worden doelen opgesplitst in kleinere, meer haalbare stappen. Vebego Facility Solutions heeft organisaties in heel Nederland geholpen een dieper inzicht te krijgen in de prestaties van hun teams met onderhoudsgegevens en hun KPI's voor hun hele gebouwenportfolio te volgen. Heb jij hulp nodig bij het verbeteren en bijhouden van de processen van jouw organisatie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek!
