Hoe kun je besparen op huisvestingskosten?

Huidige situatie in kaart brengen

Weet je al wat je uitgeeft aan huisvesting? De beste tijd om dit onder de loep te nemen is wanneer contracten aflopen of elke twee jaar. Het is belangrijk dat je als facility manager constant een kritische blik werpt om deze kosten te beheren. Om te weten waar je kunt besparen moet je alle onderdelen die vallen onder huisvesting bekijken zoals huur, gas, water en licht, schoonmaakkosten en servicekosten. Zet alle kosten die te maken hebben met jouw huisvesting op een rij. Je hebt deze informatie nodig om te weten waar je kunt besparen.

Kantoorfunctie is veranderd

Sinds maart dit jaar wordt er meer vanuit huis gewerkt dan ooit tevoren. Niemand had dit gedacht en dit heeft veel invloed op de huisvesting van organisaties. De functie van het kantoor is niet meer alleen om te werken, maar ook een plek om fysiek weer in contact te komen met collega’s. Na maandenlang vanuit huis werken is het voor de gezondheid en het geluk van de medewerkers belangrijk om elkaar in real life te kunnen zien.

Het is alom bekend dat wanneer er niet fulltime gebruik wordt gemaakt van een kantoor, dit bespaart op de huisvestingskosten. De vraag is niet wanneer we weer met zijn allen fulltime op kantoor gaan werken, de vraag is of dit überhaupt gaat gebeuren. Wij schatten deze kans klein in. Dit zorgt ervoor dat Het Nieuwe Werken standaard wordt en dit meegenomen moet worden in het (her)berekenen van de huisvestingskosten.

Vragen die je jezelf kunt stellen zijn:

• Wat is de nieuwe bezettingsgraad?
• Hoe veel vierkante meters zijn er nog nodig met deze bezettingsgraad?
• Kunnen slimme sensoren zorgen voor een lager energiegebruik in ongebruikte ruimtes?
• Hoe kan de schoonmaak slimmer ingezet worden?
• Welke belastingen en verzekeringen kunnen worden aangepast?

Als het gebruik van een kantoorpand verandert, veranderen daarmee ook de huisvestingskosten. 

In het centrum of buiten het centrum?

Een andere manier om te besparen op huisvestingskosten is om te kiezen voor een locatie die zich niet in het centrum bevindt. Zo is Amstelveen bijvoorbeeld goedkoper dan Amsterdam. Ook zijn oude gebouwen duurder in onderhoud dan nieuwbouw kantoren. Het kiezen van de locatie is ook afhankelijk van de manier waarop jouw werknemers naar kantoor komen. Is dit met de auto? Dan is een locatie aan de snelweg veel praktischer dan midden in het centrum. Buiten de ring van Amsterdam is al snel 25% goedkoper dan binnen de ring.

Het is ook niet gek dat bedrijven, mede dankzij de pandemie, ervoor kiezen hun bedrijf te verhuizen. Jaarlijks vinden er duizenden bedrijfsverhuizingen plaats in Nederland. Als je wilt besparen op huisvestingskosten is het kiezen voor een kantoor buiten het centrum aangepast op het aantal nodige vierkante meters veel voordeliger.  

Lees ook: Tips voor een zorgeloze bedrijfsverhuizing

Vastleggen voor de lange termijn

Des te korter je een bedrijfslocatie huurt, des te kostbaarder de huurprijs. Het is voor jou als huurder natuurlijk fijn als je flexibiliteit hebt, maar daartegenover betekent dat onzekerheid voor de verhuurder. Het is dus verstandig goed na te denken over de huurtermijn.

Het is begrijpelijk dat je je niet wilt vastleggen voor de lange termijn, al helemaal niet in de spannende tijden waarin we ons nu begeven. Desalniettemin is huisvesting meer dan alleen een kostenpost. Als je dusdanig bespaart op de bedrijfslocatie, wat heeft dit dan voor invloed op je medewerkers, je bedrijfsdoelstellingen en de samenwerking met je klanten? Mocht deze invloed negatief zijn, dan zullen de kosten die je bespaart met huisvesting in het niet vallen bij de kosten die er ontstaan door het niet behalen van je bedrijfsdoelstellingen.

Conclusie

Besparen op huisvestingskosten is altijd een goede stap, zolang je dit maar optimaal in werking zet. Dit geldt voor zowel het verhuizen van je bedrijf als het investeren in smart sensoren voor het besparen op energiekosten. Uiteindelijk moet het kantoor de gebruiker dienen en dit is alleen mogelijk wanneer de tevredenheid van zowel medewerker als klant niet negatief beïnvloed wordt.