Welke invloed heeft de levenscyclus van vaste activa op beheerplannen?

Strategische beheerplannen moeten beginnen met het begrijpen van de levenscyclus van installaties. Apparatuur en machines zullen niet eeuwig meegaan, dus is het belangrijk om inzicht te hebben in welke fase van de levenscyclus elke voorziening zich bevindt om ongeplande uitval te voorkomen. Op deze manier zorg je ervoor dat je in één oogopslag kunt zien welke installatie prioriteit moet hebben voor vervanging en welk budget daarvoor nodig is.

Dit zijn de 5 levensfases van vaste activa, wat ze betekenen en hoe je ze in je voordeel kunt laten werken.

Fase 1: Controle

Controle is de eerste fase in de levenscyclus van de vaste activa. In deze fase observeren de gebouwbeheerders de huidige omstandigheden van alle installaties. Ze kunnen ook de middelen inzetten die nodig zijn om een bepaalde vaste activa te kunnen vervangen. Enkele voorbeelden wat een gebouwbeheerder kan doen tijdens de controlefase:

• Beoordelen of de huidige vaste activa al dan niet voldoet aan de productievereisten
• Ervoor zorgen dat de nodige hulpmiddelen beschikbaar zijn voor gebruik
• Identificeren welke vaste activa ondermaats presteren of niet nodig zijn voor de bedrijfsvoering
• Controleren of de vaste activa goed wordt onderhouden
• Schatten welke financiering nodig is om vaste activa te vervangen

Eenvoudig gezegd bepaalt de controlefase de huidige staat van de vaste activa en de meest kostenbesparende manier om het te vervangen als het nodig is. Als een machine of apparaat ondermaats presteert, is de volgende stap het onderzoeken van de markt naar beschikbare opties, het maken van vergelijkingen en het uitvoeren van demo’s of testperiodes.

Fase 2: Acquisitie

De beste oplossing over het kiezen van de beste optie kan alleen worden genomen na het bepalen van de kosten en de eisen. Deze keuze maak je in de acquisitiefase. Na grondig onderzoek is de gebouwbeheerder klaar om de volgende stap te zetten in de aankoop van nieuwe vaste activa. In deze fase zal het team alle kosten en eisen van de aankoop definiëren. Het einddoel van deze fase is om de aankoop zo rendabel mogelijk te maken.

De inkoopafdeling van de organisatie zal werken aan het vinden van de beste leverancier en het onderhandelen van de beste prijs. Er wordt rekening gehouden met de initiële investeringskosten van de vaste activa en de totale eigendomskosten van de vaste activa. Tot slot zal de vaste activa op jouw kantoor worden geïnstalleerd en worden toegevoegd aan de inventaris en meegenomen in het beheer van vaste activa op jouw kantoor.

3: Gebruik

Dit is de langste fase van het beheer van vaste activa. Op dit moment wordt er eindelijk goed gebruik gemaakt van de apparatuur waar het voor is ingekocht. Het levert inkomsten op en het rendement op de investering is zichtbaar. Upgrades, aankoop van eventuele nieuwe licenties, compliance audits en kosten-batenanalyses maken allemaal deel uit van deze fase.

De vaste activa wordt voortdurend gecontroleerd op eventuele problemen die zich onverwacht kunnen voordoen wanneer het zich op jouw kantoor bevindt. Het belangrijkste aandachtspunt tijdens de gebruiksfase is om het maximale uit de vaste activa te halen.

4: Onderhoud

Bij voortdurend gebruik van vaste activa ontstaat langzamerhand slijtage waardoor onderhoud een regelmatig terugkerend aspect wordt. Naarmate de vaste activa ouder wordt, neemt het onderhoud toe, waardoor de levensduur van de asset toeneemt. De focus van het onderhoud is het ontdekken van verbeterpunten zodat de operationele behoeften op de best mogelijk manier worden vervuld.

5: Vernietigen

Aan het einde van de gebruiksduur van een vaste activa moet het uit je kantoor worden weggehaald. De beslissing om afstand te doen van een vaste activa moet gebaseerd zijn op de te leveren prestaties. Je kunt niet zomaar alle apparatuur naar het grofvuil brengen. Alles moet worden verwerkt zodat het niet schadelijk is voor de natuur. Daarnaast moeten alle gegevens van de apparatuur worden gewist. Vaak worden vaste activa gedemonteerd en alle onderdelen die hergebruikt kunnen worden, worden opgeslagen. De delen die geen nut meer hebben worden vernietigd.

Conclusie

Het beheer van vaste activa in hun levenscyclus helpt om de prestaties te optimaliseren gedurende de hele levensduur ervan. Het is niet alleen kostenbesparend om op tijd in te kunnen spelen op beperkingen van vaste activa, het voorkomt ook frustraties bij de gebruikers van de vaste activa. De levenscyclus van vaste activa spelen een belangrijke rol in het budget en de operationele effectiviteit binnen jouw organisatie. De meeste vaste activa zijn zeer kostbaar en daarom is het een goed idee om de condities van de vaste activa voortdurend te controleren en onderhoud uit te voeren die nodig zijn om ze in goede staat te houden.