Coronavirus: 5 tips om je werknemers te ondersteunen bij het thuiswerken

Eerst: wat zegt de wet?

Wanneer er geen sprake is van vrijwillig thuiswerken, is het aan de werkgever om voor de juiste materialen te zorgen. Iemand moet namelijk wel alles tot haar beschikking hebben om de werkzaamheden op een veilige en gezonde manier te kunnen doen. Als de werknemer uit eigen keuze kiest om thuis te gaan werken, is de werknemer zelf verantwoordelijk. Natuurlijk moeten we in tijden van crisis wel realistisch blijven: er werken massaal mensen thuis, waardoor het voor jouw organisatie misschien niet haalbaar is om iedereen van de juiste thuiswerkplek te voorzien. Zorg er in dat geval voor dat je goed met je medewerkers communiceert over hoe zij op een gezonde en veilige manier kunnen werken.  

• Help je medewerkers met hun eigen werkplek
  

  Vraag of je medewerkers alles in huis hebben om een fijne werkplek voor zichzelf te creëren. Niet iedereen zal een extra ruimte tot haar beschikking hebben om te kunnen gebruiken als kantoor. Hetzelfde geldt dat niet elke werknemer beschikt over een eigen laptop. Als Facility Manager heb je hier de taak om samen met jouw medewerkers te kijken hoe je hierin kunt faciliteren. Is het mogelijk om bijvoorbeeld laptops beschikbaar te stellen voor werknemers nu zij thuiswerken? Een goede werkhouding is evenmin belangrijk. Om je medewerkers hiervan bewust te maken kun je een lokaal bericht rondsturen met tips en tricks voor de juiste werkhouding. Een stapel boeken om je laptop op te zetten en een extern toetsenbord gebruiken zorgen er namelijk voor dat je nek niet teveel belast wordt.
  
  

• Plan elke ochtend een videocall in met je werknemers
  

  Bij een langere periode van thuiswerken kan dit bij sommige medewerkers het gevoel van geven van minder gestructureerd zijn. Ook is het een stuk eenzamer dan wanneer je samen met je collega’s werkt. Jouw taak als FM is om ervoor te zorgen om medewerkers betrokken te houden. Zorg dat je elke ochtend op een vast moment een videocall met je team hebt. Tijdens deze videocall kun je een update geven over de algemene ontwikkelingen en kun je met je medewerkers doornemen wat ze gaan doen die dag. Wat is de planning en welke deadlines moeten er gehaald worden? Hierdoor blijft iedereen scherp en bekijk je het van dag tot dag. Hoe je een productieve online meeting kunt houden lees je in onze andere blog.
  
  

• Voeding + beweging = energie
  

  Een valkuil van thuiswerken is dat er geen vaste pauze momenten ingepland zijn. Voor de productiviteit en gezondheid van je medewerkers is het belangrijk dat ze genoeg tijd nemen om wat te eten, te drinken en een luchtje te scheppen. Het is makkelijker om door te werken en sneller klaar te zijn dan een rustmoment in te plannen. Ook al is een rustmoment vele malen effectiever op lange termijn. Als FM kun je je medewerkers ondersteunen om gezond te blijven eten en bewegen door bijvoorbeeld een vergoeding aan te bieden voor een gezonde lunch en een online sportprogramma. Ieder persoon heeft zijn eigen pieken en dalen als het gaat om concentratie en productiviteit en op deze manier kunnen zij dan een uurtje gaan sporten om vervolgens weer verder te gaan met werk.
  
  

• Toon begrip
  

  Niet alleen je medewerkers zitten thuis. De kans is groot dat ze thuis zitten met het hele gezin. Kinderen hebben impact op iemand zijn of haar routine. Het kan zijn dat die geplande videocall om 09:00 niet goed uitkomt, maar 10:00 wel. Zorg dat je hier flexibel mee omgaat. Kinderen krijgen les vanuit huis waar ouders in moeten faciliteren. Samen met de medewerkers in deze situatie kun je op zoek gaan naar een structuur die voor hen werkt. Op deze manier stimuleer je niet alleen de productiviteit, maar toon je ook goed leiderschap. In deze situatie is begrip naar en voor elkaar één van de belangrijkste aspecten om een goede relatie tussen manager en werknemer te behouden.
  
  

• Wees beschikbaar voor vragen
  

  Het is makkelijker om iemand zijn of haar kantoor binnen te lopen voor vragen dan iemand te moeten bellen niet wetende of diegene druk bezig is. Om goed leiding te kunnen geven op afstand is het belangrijk duidelijk te communiceren wat hier de afspraken over zijn. Plan bijvoorbeeld twee momenten in op de dag waarin medewerkers je kunnen bellen of een bericht sturen. Zijn er momenten op de dag dat je niet gestoord kunt worden? Communiceer dit dan ook op tijd door.

Het komt goed

Deze situatie verwacht van ons allemaal flexibiliteit en begrip. Niemand heeft ooit hoeven werken in deze omstandigheden. Zolang iedereen meedenkt, zijn steentje bijdraagt en begrip toont voor elkaar kan dit niet anders dan goed komen. Vergeet niet om te vragen hoe het met iedereen gaat en laat je medewerkers koffieautomaat-momentjes hebben. Blijf binding tussen jou en je medewerkers creëren en dit maakt jullie band én organisatie alleen maar sterker op langere termijn. Samen werken naar het moment waarop jullie elkaar weer fysiek kunnen zien en kunnen zeggen: hier hebben wij ons samen als één doorheen geslagen.