Communiceren op kantoor: 2 op 3 werknemers negeren hun mails

De meeste werknemers hebben het vast wel eens meegemaakt: zo'n volle inbox dat je er overweldigd gevoel van krijgt en mails onbeantwoord of zelfs ongelezen laat. Dit is een probleem wanneer e-mail het belangrijkste middel is om contact op te nemen met collega's. Maar er moet iets zijn dat een deel van de werknemers zo belast dat ze het ontwijken of negeren. Uit Amerikaans onderzoek blijkt zelfs dat de helft van de werknemers aangeeft dat een kleinere inbox bijdraagt aan meer werkplezier. Daarnaast geven 2 op de 5 werknemers aan dat ze HR gerelateerde mails wel eens tot altijd negeren. Wat kunnen werknemers en werkgevers doen om dit communicatieprobleem aan te pakken? 

Een kleinere inbox

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze inbox, en die van onze werknemers en collega's, niet meer zo overvol is? Je hoeft niet voor iedere update of hersenspinsel een mail te tikken. Er zijn andere manieren om te communiceren met collega's.

• Ga chatten. Er zijn veel professionele chat platforms op de markt die het eenvoudiger, sneller en laagdrempeliger maken om met collega's te communiceren. Als je een collega of je team een kleine update wilt sturen, is zo'n professionele chat een betere manier dan een e-mail. 
• Denk na voordat je op verzenden klikt. Er zijn natuurlijk situaties wanneer een e-mail het beste communicatiemiddel is. Wanneer je een klant of je baas net wat meer diepgaande informatie moet sturen of een belangrijk rapport moet delen. Als je dan mailt, zorg er dan in ieder geval voor dat je alle nodige informatie hebt vermeld en niet nog follow-up mails moet sturen met informatie die je vergeten bent. Grote kans dat minstens één van deze mails over het hoofd gezien en overgeslagen wordt.
• Loop eens langs. Waarom een mailtje sturen als je ook even langs je collega kan lopen? Het kost misschien wat extra tijd, maar je voorkomt miscommunicatie, kunt ingewikkelde topics beter bespreken en het is ook nog gezellig! 
• Stuur een berichtje. Let er wel op dat niet iedere collega dit prettig vindt, dus overleg eerst met je collega's. Voordeel: mensen lezen hun berichtjes vaak meteen. Nadeel: niet handig als je veel informatie moet delen. 

Hoe zorg je ervoor dat belangrijke interne berichten bij werknemers aankomen?

Hoe zorg je er als werkgever of manager voor dat jouw belangrijke mededelingen door werknemers gezien of gehoord worden? Hoe deel je bijvoorbeeld de nieuwe lunchtijden, het nieuwe menu of de nieuwe schoonmaakroosters? 

• Kondig belangrijke mededelingen tijdens een meeting aan. Belangrijke updates kun je ook tijdens een (wekelijks) teamoverleg melden, of kondig tijdens een meeting aan dat er deze week een belangrijke e-mail aankomt, zodat iedereen er rekening mee houdt en erop let. 
• Deel via meerdere kanalen. Je weet nu dat niet iedere werknemer zijn of haar mails goed leest. Als je wilt dat ze je mededeling zien of horen, moet je het misschien via meerdere wegen verspreiden. Gebruik die professionele chat bijvoorbeeld, of hang een bordje bij het koffiezetapparaat. Simpele oplossingen, die ervoor zorgen dat meer mensen je bericht zullen horen! 

Is de tijd van e-mail voorbij? 

Nee, we zullen nog altijd mails blijven gebruiken. En gelukkig maar, want e-mail is in veel gevallen de beste en zakelijkste manier van communiceren. Als je bijvoorbeeld grote rapporten of belangrijke contracten naar werknemers of klanten moet sturen. Mails zijn professioneel, je kunt er een persoonlijke handtekening aan toevoegen en veilig grote bestanden delen. Toch is het wel belangrijk om over alternatieven na te denken en te overwegen om meerdere kanalen in te zetten. Een update over een project kun je bijvoorbeeld beter via het professionele chat platform Slack naar je collega sturen. Een mededeling over het vernieuwde lunchmenu is leuk om via een bordje bij het koffiezetapparaat te delen. Zo hebben je collega's ook iets om over te kletsen terwijl ze op hun bakkie koffie wachten.