Wij spraken met twee van onze werkplekspecialisten: Robert Maessen en Paul Meijdam. Lees hier het tweede deel van ons gesprek. Heb je deel een gemist, lees de eerste blog dan hier terug.
Welke trends zijn er op het gebied van de werkplek?
Volgens Paul is er meer aandacht voor duurzaamheid als het om werkplekconcepten gaat. Hij vertelt verder: “Die duurzaamheid zie je terug in bijvoorbeeld de inrichting. Je zou bijvoorbeeld de hele boel kunnen slopen en alles weggooien, maar beter kijken we welke materialen hergebruikt kunnen worden.” De term gezonde werkplek of vitaliteit is ook iets dat steeds prominenter binnen de kantooromgeving speelt. Denk daarbij aan bijvoorbeeld het klimaat, de hoeveelheid groen, de hoeveelheid natuurlijk licht, de aanwezigheid van sta-zit bureau, het aanbieden van gezonde voeding en het stimuleren van je werknemers om gezondere keuzes te maken.
Verder verschuiven we, zoals Robert in het eerste deel aangaf, steeds meer naar een hybride vorm van werkplekconcepten waarbij we ons veel meer richten op personal activity based working. Zodoende zijn er in dat soort werkplekconcepten meerdere typen werkplekken opgenomen, zodat werknemers op basis van hun taak hun werkplek kunnen uitkiezen.
Welke invloed heeft corona op werkplekconcepten?
“We zijn door corona tot de conclusie gekomen dat thuiswerken veel positieve gevolgen heeft”, antwoord Robert. “Ik sta niet meer in de file, ik kan tussen het werk door een wandeling doen, ik kan me veel beter concentreren en ik heb meer vrije tijd. Maar aan de andere kant zijn er ook negatieve effecten: ik mis die verbondenheid, die informele praatjes, het brainstormen.” De werkplek verschuift dus, mede door corona, meer naar het thuisfront. Robert ziet bij diverse opdrachtgevers dat deze verschuiving ook na corona zal blijven.
Het nieuwe werken vraagt om nog meer ondersteuning van projectmanagers zoals Robert en Paul en nog betere digitale verbindingen tussen teams en programma’s. “Voor corona was het eigenlijk alleen maar werken op kantoor, tijdens corona werkten we alleen maar thuis, maar nu gaan we naar een meer hybride vorm van het werkplekconcept”, vertelt Robert. “Waarbij we enerzijds op kantoor samenwerken en anderzijds thuis aan de slag gaan.” Dit zorgt ook voor een verschuiving in het gebruik van het aantal vierkante meters kantoorruimte – van minder werkplekken naar meer ontmoetingsplekken.
“Daarnaast hebben we ook het stukje techniek”, voegt Paul toe. “Werkplekreserveringen neemt nu ook een vlucht, want hoe gaan we die kantoorruimte bezetten? Moet je jouw werkplek van tevoren reserveren als je op kantoor wilt komen werken?” Dat helpt Facility Managers ook om meer inzicht te krijgen in het gebruik van een gebouw. Daarmee kunnen schoonmaakroosters efficiënter ingericht worden en producten juist aangevuld worden op basis van gebruik. “Zo gaan we veel meer vraag-gestuurd gaan faciliteren.”
Bijkomend voordeel van de reserveringstool is dat men bij een eventuele besmetting van een collega precies kan zien met wie hij of zij in contact is geweest. Ook zien we een groeiende vraag naar goed uitgeruste conference rooms die ingericht zijn op videobellen. Zo kunnen de teamleden die op kantoor werken een teamoverleg hebben met medewerkers die vanuit huis werken.
Waar Robert en Paul nu voornamelijk naar aan het kijken zijn is de vraag of we straks ook daadwerkelijk minder kantoorruimte zullen gebruiken.
Als je een nieuw werkplekconcept wilt introduceren, waar moet je dan op letten?
Communicatie, communicatie en communicatie. Een nieuw werkplekconcept moet goed gecommuniceerd worden aan de gebruikers. Het is namelijk vaak een grote verandering op het gebied van de manier van werken. “Een succesvolle implementatie kun je alleen bewerkstelligen als de gebruikers het nut en de noodzaak inzien van het nieuwe werkplekconcept”, licht Robert toe. “Je kunt het niet aan mensen opdringen, maar je moet de gebruiker helpen de transformatie te ondergaan van de oude naar nieuwe werkplek”, aldus Paul. Medewerkers in een zo vroeg mogelijk stadium betrekken bij het ontwerpen van een nieuw werkplekconcept zorgt voor een gemakkelijke adaptie.
Waar begin je als je als organisatie je werkplekconcept opnieuw onder de loep wilt nemen?
Het begint bij het inventariseren van de huidige situatie: hoe is de werkplek nu ingericht? Is deze werkplek houdbaar voor in de toekomst? Tegen welke problemen lopen je collega’s aan als het gaat om werken? Robert vult aan: “Het begint altijd bij de vraag of het huidige concept aansluit bij de visie die de organisatie nu en in de toekomst heeft.” De werkplek dient deze situatie te faciliteren.
Organisaties die zelf geen expert in huis hebben op het gebied van huisvesting en werkplekconcepten kiezen er vaak voor om een externe projectmanager aan te stellen om dit proces van A tot Z te begeleiden. Het is een complex proces waar alle disciplines binnen de organisatie samengebracht dienen te worden. Een onafhankelijke specialist kijkt van buitenaf met een frisse blik naar de vraagstukken en vertaalt deze naar concrete oplossingen zonder meegezogen te worden in het politieke speelveld binnen een organisatie.
Robert, Paul en andere projectmanagers van Vebego Facility Solutions hebben op deze manier al veel organisaties geholpen om hun kantoor klaar te maken voor de toekomst. Mocht je hier meer over willen weten, neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op.
Dit was het tweede deel van het gesprek over het ideale werkplekconcept in en na 2020 met onze werkplekspecialisten Robert Maessen en Paul Meijdam. Lees het eerste deel hier terug. Wil je meer weten over Werkplekconcepten? Of zelf aan de slag met dit thema? Neem contact met ons op.
