Post-Covid samenwerken; Wendbaarheid komt van twee kanten

Post-Covid samenwerken; Wendbaarheid komt van twee kanten

Facilitaire organisaties en facilitaire dienstverleners zijn bij uitbesteding door grotere actuele uitdagingen meer afhankelijk van elkaar. In het traditionele paradigma van uitbesteden kan de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer gekarakteriseerd worden als: hiërarchisch, korte termijn, wij/zij, eigen belang eerst, gericht op efficiency. Uit tal van onderzoek weten we dat dergelijke samenwerkingsrelaties geen antwoord bieden op de complexe vragen van vandaag en morgen. Hiervoor zijn andersoortige samenwerkingen nodig; meer gericht op gelijkwaardigheid, lange termijn, partnerships met oog voor de ambities van beide partijen.

De FM Executive community, de fine-fleur van facility management, was begin oktober te gast op kasteel Cortenbach van Vebego in Limburg. Vijfentwintig directeuren facility management van de grootste organisaties van Nederland en drie directeuren van toonaangevende facilitaire dienstverleners (Pepijn Reijnders van Vebego Facility Solutions, Remco Kroeze van CBRE en Sander Koop van Arrange) hadden als doelstelling om met elkaar te definiëren hoe de samenwerking kan worden verbeterd tussen opdrachtgever en dienstverlener op het gebied van drie actuele thema's: innovatie, wendbaarheid en sustainability. Dit artikel is deel twee uit een drieluik en beschrijft de bevindingen van de inspirerende Cortenbach conferentie ten aanzien van de verbetermogelijkheden op het gebied van wendbaarheid. Klik hier voor deel 1 uit het drieluik.

Wendbaarheid ontstaat door focus op gezamenlijke belangen en niet door strikte contracten

  1. Wendbaarheid en strikte contracten gaan niet samen
  2. Wendbaarheid is inzetten op ambities en relatie
  3. Wendbaarheid vraagt om een strategische gesprekspartner

Zoals Darwin al verkondigde, zijn mensen en organisaties - die het beste kunnen inspelen op verandering - diegene die overleven. De Covid-crisis deed ons dat weer extra beseffen. Facilitair gezien was de Covid-crisis een periode van afschalen en opschalen van dienstverlening. Er werd een groot beroep gedaan op wendbaarheid en samenwerking, zowel contractueel als relationeel. In Kasteel Cortenbach gingen we in gesprek over hoe facilitaire organisaties in samenwerking met hun dienstverlener wendbaarder kunnen worden richting de toekomst.

“It’s not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but the one most responsive to change" Charles Darwin (1809)

Als we praten over wendbaarheid volgt al snel de vraag wat we daar dan onder verstaan? Hoe belangrijk vinden we dat en in hoeverre zijn we bereid daarin te investeren? Letterlijk betekent wendbaarheid als iets makkelijk aangepast of van richting veranderd kan worden. Meebewegen dus, kwalitatief en kwantitatief. We zien vier aspecten waarop wendbaarheid gewenst is:

  • opschalen en afschalen van dienstverlening
  • inzet en uitwisseling van de juiste gekwalificeerde mensen
  • inspelen op veranderend demand
  • aanpassen accenten in dienstverlening op basis van actuele thema’s zoals bijvoorbeeld duurzaamheid

Wendbaarheid en strikte contracten gaan niet samen

We moeten ons er van bewustzijn zijn dat wendbaarheid en onzekerheid over toekomstige veranderingen twee kanten van dezelfde medaille zijn. In de huidige tijd zijn continue veranderingen en onzekerheid (alleen al over hoe we hybride gaan samenwerken) een gegeven en functioneren strikte contracten niet meer. Dicht getimmerde contracten maken de samenwerking star. Dat betekent dat wendbaarheid alleen lukt als we op een andere manier gaan samenwerken zonder dicht getimmerde contracten. Facilitaire organisaties moeten dienstverleners meer ruimte geven om te ondernemen, tegelijkertijd moet de dienstverlener die ruimte ook pakken, hetgeen een minder dienstige en meer adviserende en proactieve houding van de dienstverlener vraagt. Kortom, minder insteken op dichtgetimmerde contracten en meer inzetten op de relatie om gezamenlijk wendbaarheid te creëren.

Wendbaarheid is inzetten op ambities en relatie

De afgelopen jaren hebben zowel facilitaire organisaties als dienstverleners teveel focus gehad op efficiency, hetgeen ten koste is gegaan van de creativiteit die nodig is om gezamenlijk te werken aan wendbaarheid. Wendbaarheid is gebaat bij het aan de voorkant van het contract beter nadenken met je dienstverlener(s) over wat je (samen) wilt bereiken. Voer het gesprek over ambities, belangen en win-win, in plaats van gesprekken over KPI’s. Dat vraagt om openheid en lef. Zet in op de relatie om tot vertrouwen, wederzijds begrip en respect te komen. Als wendbaarheid voor de facilitaire organisatie een speerpunt is, expliciteer dan ook wat hieronder wordt verstaan en tot in hoeverre je bereid bent hier samen in te investeren! Bouwen aan de relatie en inzetten op heldere gezamenlijke ambities zijn een must om wendbaarheid te organiseren.

Bouwen aan de relatie en inzetten op heldere gezamenlijke ambities zijn een must om wendbaarheid te organiseren.

Wendbaarheid vraagt om een strategische gesprekspartner

Als FM op strategisch niveau van waarde en wendbaar wil zijn vraagt dat om een gesprekspartner op niveau. Ook van de dienstverlener wordt, zoals eerder gezegd, een meer adviserende en proactieve houding verwacht, om vanuit co-creatie invulling te kunnen geven aan ambities. Bij de dienstverlener zijn echter niet altijd de juiste (kwalitatieve) mensen aanwezig. Er zit bovendien nog een verschil in de beloftes van sales en de daadwerkelijk inzet van mensen. ‘De vent (of dame) maakt nou eenmaal de tent’. Daarnaast vraagt veranderende focus op thema’s zoals bijvoorbeeld duurzaamheid en well-being vaak om bepaalde expertises. Zo zouden medewerkers van de dienstverlener met specifieke expertise op genoemde gebieden bijvoorbeeld bij diverse opdrachtgevers ingezet kunnen worden.

Kortom, wendbaarheid vraagt om minder strikte contracten, meer focus op ambities en relatie met de juiste kwalitatieve mensen.

post covid samenwerken

Auteurs: Sandy Brouwer (Partner Hospitality Group), Karoline de Koning (Manager Advies & Ontwikkeling Vebego Facility Solutions) en George Maas (Partner Hospitality Group) schreven dit artikel en hadden de eer en het genoegen om de Cortenbach conferentie te organiseren.