Wij spraken met twee van onze werkplekspecialisten: Robert Maessen en Paul Meijdam. Lees hier het eerste deel van ons gesprek.
Werkplekconcepten is een term die de laatste jaren steeds meer aandacht krijgt, maar wat houdt het precies in?
Een werkplek is de plek waar collega’s samenkomen en samen werken. Een werkplekconcept gaat over de wijze waarop je de werkprocessen, middelen en diensten bijeenbrengt en daarmee het werk faciliteert in een kantooromgeving. “Dus hoe organiseer je het en hoe faciliteer je het”, licht Robert Maessen toe.
Er is maar één vorm van een werkplekconcept, namelijk het concept wat bij jouw organisatie past. Als je aan het traditionele kantoor van de vorige eeuw denkt, dan denk je gelijk aan het werkplekconcept van het cellenkantoor. Dat waren allemaal hokjes waar iedereen in zat en zijn werk deed. De gedachte hierachter was dat je goed geconcentreerd kon werken, maar de realiteit liet zien dat er van (het nut van) samenwerking weinig sprake was. Toen kwamen er de kantoortuinen, waar samenwerken en flexibiliteit centraal stond. Alleen bleek dat ook geen succes, want het kan zorgen voor geluidshinder, concentratieverlies, gebrek aan privacy, vermoeidheid en zelfs een burn-out.
Robert vertelt: “Inmiddels zijn we wat wijzer geworden en hebben we gezien dat als we op een andere manier onze werkzaamheden organiseren en daar meer afwisselende faciliteiten omheen zetten, mensen veel efficiënter en beter gaan werken en dus meer werkgeluk ervaren.” Mensen kunnen werken hoe zíj dat willen in plaats van hoe het werkplekconcept het voorschrijft.
Welke typen werkplekken zijn er?
Buiten het traditionele cellenkantoor of de flexibele kantoortuin om zijn er nog meer soorten werkplekken die onderdeel kunnen zijn van een werkplekconcept. Helemaal afhankelijk van het type werk dat uitgevoerd moet worden en door wie. Zo heb je overlegplekken, waar je met collega’s kort de dag of een project door kunt nemen zonder dat er een officiële presentatie of formele vergadering nodig is. Of denk aan concentratiehokjes waar je ongestoord kunt doorwerken. Steeds vaker worden ook belcellen toegevoegd aan de werkplek, zodat collega’s niet afgeleid worden van telefoongesprekken. En dan zijn er nog informele brainstormruimtes waar je alles kunt vinden, van post-its en papier tot een whiteboard en markers, om een creatieve brainstorm met collega’s te houden.
Tijdens corona is vooral het thuiswerkconcept in opkomst gekomen en de vraag: wat faciliteert de werkgever nu eigenlijk? Een werkplek? Of werk in welke vorm de medewerker dat dan ook voor zich ziet?
Wat is het belang van een goed werkplekconcept?
Een goed werkplekconcept draagt bij in de War on Talent. De manier hoe je werkplek eruitziet en geregeld is heeft ook impact op de uitstraling van je organisatie. Niet alleen naar je werknemers toe, maar ook naar de buitenwereld. Het draagt bij aan een goede reputatie van de organisatie. “Een mooi kantoor laat niet alleen succes zien, maar laat ook zien wat de cultuur van de organisatie is”, zegt Robert. En die organisatie- en werkcultuur is voor Millennials een belangrijke factor als ze overwegen om bij een organisatie in dienst te gaan. Een goed werkplekconcept helpt daarnaast ook bij het verhogen van productiviteit, bevorderen van samenwerking en versterken van medewerkerstevredenheid.
Wat is de visie van Vebego Facility Solutions op de werkplek?
Elke organisatie is uniek, de behoeften van de organisatie zijn uniek, iedere werknemer is uniek en dat moet je optimaal faciliteren. Dat komt allemaal samen in zo’n werkplekconcept. “De meest ideale situatie is wanneer je verschillende soorten werkplekken bij elkaar kunt voegen in één concept”, vertelt Paul Meijdam. Hoe zo’n concept eruitziet, is voor een verzekeringsbedrijf en een tech startup natuurlijk heel anders.
Volgens Paul is de juiste combinatie tussen alle typen werkplekken bij elkaar de ultieme werkplek. Wat hem betreft moeten we vooral kijken naar de doelgroep. “Dat je weet wie je doelgroep is en daarmee kun je een passende kantooromgeving creëren voor alle typen gebruikers. Want wat ons betreft is het van belang dat iedereen zich op een werkplek fijn voelt.”
Hoe bepaal je welk werkplekconcept het beste past bij jouw organisatie?
In eerste plaats is het cruciaal om zo’n groot project niet alleen met de bovenste laag van de organisatie op te zetten en in te vullen. Je kijkt naar organisatie, de normen en waarden, welk type werk er uitgevoerd wordt en welke type personen er rondlopen. “Het moet niet allemaal van bovenaf komen, het moet vanaf de werknemers zelf komen”, zegt Paul. Daarnaast is het belangrijk om duidelijke verwachtingen te scheppen. Niet alle wensen van iedere werknemer zullen in één kantoorruimte vervuld kunnen worden.
Een werkplekconcept pak je dus organisatiebreed aan. Een ander element dat van belang is wanneer je bezig bent met het ontwikkelen en implementeren van een nieuw werkplekconcept is de gebruiker. Die moet volgens Robert altijd centraal staan: “Ik creëer vaak een aantal persona’s van werkplekgebruikers om de werkreis of employee journey te kunnen visualiseren. Aan zo’n reis hangen allemaal behoeftes en benodigde faciliteiten vast.”
Een werkplekconcept draait niet alleen om de fysieke kantooromgeving, ook de digitale en technische omgeving speelt hierbij een rol. Denk bijvoorbeeld aan het klimaat. “Iedereen heeft zijn eigen cocon waarin hij of zij zich het prettigst voelt”, vertelt Paul. “De een voelt zich prettig bij 19 graden en de ander bij 22 graden. Of denk aan de hoeveelheid natuurlijk licht die in de werkruimte aanwezig is. Ook met dat soort dingen moet je rekening houden binnen de verschillende werkplekken.”
Daarnaast speelt IT ook een belangrijke rol binnen de werkomgeving. We werken digitaal met verschillende apparaten op verschillende platformen samen. “Zeker nu we, door corona meer dan ooit thuis werken, is IT misschien wel het belangrijkste onderdeel van het faciliteren van je werknemers. Tijd en plaats onafhankelijk werken wordt steeds belangrijker”, stelt Robert.
In het tweede deel van deze blog praten we met Robert en Paul verder over de huidige ontwikkelingen van onze werkplek, welke invloed corona heeft en hoe je zelf aan de slag kunt gaan om jouw werkplekconcept te vernieuwen. Wil je nu al meer weten over Werkplekconcepten? Of zelf aan de slag met dit thema? Neem contact met ons op.
