Alles over het kantoor van de toekomst: Tips + Trends

Hoe bereid jij je medewerkers en kantooromgeving voor op het kantoor van de toekomst? Thuiswerken of op kantoor werken? Flexplekken of activiteitsgerichte ruimtes? Offline samenwerken of online samenwerken? Het kantoor van de toekomst is niet één van deze opties. Het is de meest hybride vorm van werken die we tot nu toe hebben gezien.

Wat is het kantoor van de toekomst?

De manier waarop we kijken naar het kantoor is het afgelopen jaar drastisch veranderd. Dat komt voor een groot deel dankzij corona en de effecten die het virus op ons werkende leven heeft gehad. De manier waarop we kunnen en willen werken is leidend voor het kantoor van de toekomst.

Een nieuwe kijk op het kantoor

Wat is het nut van het kantoor? Een groot deel van de Nederlanders heeft het afgelopen jaar voornamelijk thuis doorgebracht. Thuiswerken is daarin niets nieuws, maar dat het nu elke dag was heeft ons meerdere dingen geleerd:

• We hebben niet altijd een kantoor nodig om ons werk goed te kunnen doen.
• Thuiswerken gaat eigenlijk best prima, mits je een goede werkomgeving creëert.
• Soms is thuiswerken zelfs prettiger en productiever dan op kantoor.
• Maar thuiswerken is niet voor iedereen ideaal. Denk aan mensen met kinderen, jonge medewerkers met weinig ruimte thuis of mantelzorgers.

Dat we goed thuis kunnen werken, betekent niet dat we ons kantoor niet missen en nodig hebben. Het kantoor zal in de toekomst wel een andere functie hebben dan voorheen. Het zal niet alleen dienen als werkplek, maar ontmoetingsplek.

De rol van het kantoor

Het kantoor van de toekomst zal dienen als een ontmoetingsplek. Een plek waar collega’s samen kunnen komen en verbinding kunnen maken. Een plek waar creativiteit en innovatie gestimuleerd wordt. Waar ideeën worden gedeeld en kennis wordt uitgewisseld. Allemaal cruciale onderdelen van organisaties, die thuis alleen of virtueel een stuk minder goed gestimuleerd kunnen worden. Het kantoor zal dus niet weggaan, maar een andere functie krijgen.

Hoe bereid je je voor op het kantoor van de toekomst?

Dat de kantooromgeving een andere functie krijgt is duidelijk. Daar hoort vanzelfsprekend ook een vernieuwde kantooromgeving en –inrichting bij die de nieuwe behoeftes van de gebruikers faciliteert. Drie tips om mee te nemen:

1. Behoefte van werknemer

Een succesvol kantoor van de toekomst creëer je dus door de nieuwe behoeftes van je medewerkers centraal te zetten. Die specifieke behoeftes kun je vervolgens doorvertalen naar relevante aanpassingen in de kantoorinrichting. Met de Employee Experience methode leg je in 5 stappen de waarden, drijfveren en behoeften van je medewerkers bloot. Die kun jij vervolgens vertalen in een nieuw werkplekconcept.

2. Thuiswerken vs. kantoor

Thuiswerken an sich is geen nieuw fenomeen. Wat wél nieuw is, is dat we in 2020 vanwege de coronamaatregelen ineens 100% moesten thuiswerken. Het kantoor verplaatste zich naar de werk- of woonkamer en we zagen onze collega’s vrijwel alleen nog maar via videomeetings. We hebben gezien dat thuiswerken in veel gevallen heel goed gaat. Dat betekent dat het vertrouwen van organisaties richting thuiswerkers groeit en het dus normaal zal blijven om één of meerdere dagen per week thuis (of anderzijds remote) te werken. In de toekomst zal er dus een gezondere balans ontstaan tussen thuis en op kantoor werken.

3. Toekomstbestendige inrichting

De kantoorinrichting van de toekomst focust zich dus op ontmoeten, samenwerken en verbinden. Dat betekent dat de werkplekken een andere functie krijgen en dus anders ingericht moeten worden.

Wat we verwachten van de toekomstige kantoorinrichting:

• Meer gedeelde werk- en vergaderplekken.
• Meer plekken om samen te werken (met alle tools die daarvoor nodig zijn; whiteboards, markers, post-its, etc.).
• Meer creatieve ruimtes.
• Slimme systemen.

Technologische trends

We hebben het veel over het sociale aspect van het kantoor van de toekomst gehad, maar het technologische aspect is net zo belangrijk. Niet alleen om productief te zijn, maar ook om te innoveren. Een greep uit de technologische trends van het kantoor van de toekomst.

1. Slimme werkplekken

Een toekomstbestendig kantoor creëer je door als eerst de juiste werkplekken aan te bieden. Slimme werkplekken zijn cruciaal om in een hybride kantooromgeving (thuis vs. op kantoor) te functioneren. Kenmerken van een ‘slimme werkplek’ zijn:

• Goede connectiviteit met internet (ja, dan hebben we het over 5G)
• Ruimte voor Artificial Intelligence (AI), Big Data en/of Augmented Reality (AR) indien relevant
• Slimme producten zoals verlichting, oplaadsystemen of smart tags. Of denk aan alarmsystemen en sloten die met behulp van je smartphone in- of uitgeschakeld kunnen worden.
• Cloud based platforms om veilig bestanden online te bewaren, delen en bewerken.

2. Doelgerichte werkruimten

Het kantoor van de toekomst zal meer activiteitgerichte werkruimtes zien, die we kunnen gebruiken voor verschillende (werk)doelen. Denk aan vergaderruimtes, ontspanningsruimtes, creatieve ruimtes, teamwork ruimtes, stilteplekken en afgesloten belruimtes.

3. AI-assistenten

In de toekomst verwachten we ook dat alle medewerkers een eigen assistent krijgen op basis van Artificial Intelligence (AI). Zie het als een futuristische Siri of Google Assistant, een robot die toegang hebben tot software en iedere medewerker kan ondersteunen bij het werk.

4. Hologram receptionist

Het ontvangen van bezoekers kan in de toekomst ook deels of geheel overgenomen worden door een hologram. Dat kan de fysieke bezetting rondom de ingang en receptie verlichten. Een bewegingssensor waarschuwt de hologram receptionist dat er bezoek aankomt, waarop die geactiveerd wordt.

Conclusie

Het kantoor van de toekomst is een balans tussen mens en technologie, offline en online, thuis en kantoor. Het is de meest hybride vorm van werken die we tot nu toe hebben gezien. En dat vraagt om een nieuwe kijk op het kantoor en een vernieuwde kantoorinrichting op basis van technologie. Onze huisvestings- en inrichtingsexperts denken graag met je mee.