3 cruciale succesfactoren voor een goede werkomgeving [uitleg en tips]

Bij het vormgeven van de ideale werkomgeving is het allerbelangrijkste dat je kijkt wie de gebruikers zijn. Als je wilt dat de werkplek bijdraagt aan het succes van de medewerkers en hierbij het succes van het bedrijf, zal je eerst moeten nagaan wat hun wensen zijn voor de werkplek. 

Naast dat er verschillende functies op de werkplek samenkomen, zijn er ook verschillende persoonlijkheden. Niet iedereen is het meest productief in een gesloten werkruimte met kantoorhokjes. We kunnen drie typen medewerkers onderscheiden: 

De vlinder: Deze persoon werkt het beste samen en spendeert tijd tussen haar bureau, de gemeenschappelijke ruimtes en vergaderruimtes. Ze is vaak erg betrokken bij collega’s. 

De onafhankelijke: De creatieve van het stel heeft een plek nodig om zich af te zonderen. Deze rustige plekken zijn nodig voor opperste concentratie.

De nomad: Deze persoon kan overal werken maar werkt het liefste in gemeenschappelijke ruimtes.    

Om te kunnen voldoen aan deze verschillende werkstijlen, moet je als facility manager een werkomgeving aanbieden die dit mogelijk maakt. Zo ontstaan er individuele werkplekken, gemeenschappelijke werkruimtes en vergaderruimtes in één werkomgeving. Deze hybride werkruimte heeft ook baat bij concentratieruimtes waarbij er een afscheiding is tussen de verschillende bureaus. Ook het aanbieden van werk op afstand, helemaal tijdens een pandemie, is cruciaal.

Open, teamverband en privacy 

De werkplek waar mensen werken heeft dus veel invloed op hun productiviteit, prestaties, motivatie en geluk. Het ontwerp van het kantoor kan hét verschil maken voor werkgevers en het is aan facility managers om te helpen de best mogelijke werkplek te creëren.

In de vorige alinea heb je kunnen lezen dat er drie persoonlijkheidstypen zijn om rekening mee te houden. Hier ontstaan verschillende werkplekken uit:

Open werkplekken 

Hoewel open werkplekken niet het overgrote deel van de mogelijke werkruimte in beslag zou moeten nemen, is het hebben van deze werkplekken belangrijk genoeg. Toch moet je rekening houden met het feit dat open werkplekken de productiviteit van medewerkers kan verlagen. Waak er als facility manager dus voor dat de open werkplekken geen negatieve invloed hebben op de kwaliteit van werk dat er wordt geleverd. Medewerkers die niet snel afgeleid raken en het prettig vinden om in een open en grote ruimte wat werk te kunnen doen zullen de open werkplek ideaal vinden. 

Gebruik: voor werk dat minder aandacht en privacy vereist, om sociale contacten te leggen met collega’s van andere afdelingen of om gewoon de mogelijkheid te hebben om op verschillende werkplekken te kunnen werken. 

Voordelen: het is een flexibele ruimte waar iedereen zou kunnen werken en er zijn geen belemmeringen voor communicatie. Dit kan de band tussen verschillende teams of afdelingen versterken. 

Stilteruimtes 

Is er werk dat veel concentratie vraagt of heeft een werknemer behoefte aan rust tijdens het werken? Dan zijn stilteruimtes onmisbaar. Elke werknemer moet de mogelijkheid hebben om zich terug te kunnen trekken. De ene medewerker is gevoeliger voor prikkels dan de ander en zal eerder behoefte hebben aan wat tijd zonder overlast van geluid.  

Gebruik: voor werk dat veel aandacht vraagt, voor het terugtrekken als daar behoefte aan is of voor werk wat veel privacy vereist.  

Voordelen: het biedt medewerkers een plek om zich volledig af te kunnen zonderen en te concentreren op het werk. Ook kunnen ze zich hier terugtrekken als ze behoefte hebben aan minder prikkels en afleiding. 

Samenwerkplekken 

Voor de hand liggend, maar daardoor niet minder belangrijk. Ruimtes om te kunnen samenwerken in (klein) teamverband. Het hebben van deze vergaderruimtes zijn ideaal om groepsdiscussies te vergemakkelijken, klanten te ontvangen of kleine presentaties te geven. Hier kunnen bijvoorbeeld beamers, whiteboards of andere presentatiemogelijkheden worden opgenomen. 

Gebruik: voor samenwerken in teamverband en overleg tussen een kleinere groep mensen. Ook geschikt om presentaties te geven aan een team.

Voordelen: kan samenwerken in groepsverband versterken omdat de ruimtes meestal een informeel karakter hebben. Daarnaast kan het ook gebruikt worden voor brainstormsessies doordat er tekenstandaards, post-its, whiteboards en beamers aanwezig zijn. 

Vergaderruimtes 

Deze ruimtes zijn bedoeld voor geplande vergaderingen met groepen en heel geschikt voor vertrouwelijke vergaderingen. Verder kunnen hier ook presentaties gegeven worden of klanten worden ontvangen. Belangrijk is om in deze ruimtes niet te veel glas te gebruiken omdat dit afleiding tot gevolg kan hebben en het gevoel van privacy verminderd.  

Gebruik: vergaderingen, het ontvangen van klanten en het geven van presentaties waar een hoger niveau van privacy is vereist.

Voordelen: multifunctionele ruimte omdat het voor zowel vergaderingen kan worden gebruikt die privacy vereisen eveneens als stilte werkplekken wanneer de andere stilteruimtes bezet zijn.  

Licht, lichter, lichtst 

Slechte verlichting wordt nog vaak over het hoofd gezien op de werkplek wanneer we het hebben over het creëren van de ideale werkomgeving voor medewerkers. Maar vergeet niet dat slechte verlichting gepaard gaat met gezondheidsklachten, zowel lichamelijk als geestelijk, bijvoorbeeld vermoeide ogen, hoofdpijn, stress en angst.  

Wanneer we de meeste tijd doorbrengen in kunstlicht zal dit een averechts effect hebben op de mentale en fysieke gezondheid van medewerkers. Uit onderzoek van Staples is gebleken dat 80% van de ondervraagden de hoeveelheid en het soort licht op de werkplek zeer belangrijk vinden.  

Daarnaast kan een tekort aan vitamine D een negatieve invloed hebben op je stemming en speelt het een cruciale rol in de ontwikkeling en onderhoud van je hersenen. Vitamine D tekort komt steeds vaker voor omdat we zowel thuis als op de werkplek te weinig in natuurlijk licht komen. Lage vitamine D niveaus worden in verband gebracht met een slecht humeur, slechte concentratie en andere mentale klachten. Met slechts 13 minuten zon per dag kun je een redelijke hoeveelheid vitamine D binnenkrijgen om dit tegen te gaan.  

Licht is dus belangrijk in de werkplek, maar hoe zorg je voor voldoende licht op de werkplek? Er zijn een aantal manieren om dit te verwezenlijken: 

1. Zorg voor voldoende indirecte verlichting. Op kantoor moet minimaal één plafondlamp zijn om in de wintermaanden voor een constante basishelderheid te zorgen.
   
   
2. Bureaus moeten, voor zover het kan, zo dicht mogelijk bij de ramen worden geplaatst. Ook tijdens de lunchpauze moeten werknemers naar buiten kunnen gaan om wat zonlicht te krijgen. Stimuleer dit door de bedrijfskantine in de ruimte te doen waar veel ramen zijn en bij voorkeur een gemakkelijke deur om naar buiten te gaan. Om moeten lopen om een luchtje te scheppen weerhoudt medewerkers er vaak van om dit te doen.
   
   
3. In de wintermaanden is er minder licht van buiten, dus zijn lampen op en rondom de bureaus die niet verblinden of reflecteren op het scherm nodig. Denk bijvoorbeeld aan flexibele, draaibare vloerlampen omdat deze zonder moeite naar wens kunnen worden neergezet. Daglichtlampen stralen een gunstiger licht uit dan de traditionele bureaulampen. Dit komt omdat diffuus kunstlicht de ogen sneller belast, wat weer vermoeidheid en hoofdpijn kan veroorzaken. 
   
   
4. De positie van de computer tegenover het licht heeft ook invloed op medewerkers. De laptop of computer moet zo geplaatst worden dat er geen zonlicht op het scherm kan vallen. Als er veel ramen op kantoor zijn, zorg dan dat het scherm met enige afstand van het raam geplaatst wordt. Lichte zonwering kan in de zomermaanden direct zonlicht dempen wanneer het licht te dominant is en het in de ogen van de medewerkers komt. 

#3 - De veilige werkplek

Het hebben van een schone werkplek klinkt niet meer dan normaal. Toch is er extra focus op komen te liggen door de huidige pandemie. Een minder schone werkplek werkt niet alleen demotiverend, het kan ook de kans vergroten op de griep en dat is wat je juist wilt voorkomen. Om medewerkers een veilig gevoel te geven wanneer ze terugkeren naar kantoor zijn er een aantal dingen die je als facility manager kunt doen.

Oppervlakten schoonmaken

Zorg dat meerdere malen per dag de oppervlakten die vaak met handen worden aangeraakt grondig worden gereinigd. Dit zijn plekken zoals deurklinken, trapleuningen, sanitair, kranen, balies, telefoons en al het andere wat gedeeld wordt met alle gebruikers van het kantoor.

Verhoog schoonmaakfrequentie

Verhoog de schoonmaakfrequentie van de gezamenlijke ruimtes en zorg dat in elke ruimte tissues, desinfecterende gels en doekjes beschikbaar zijn. Ventileer de werkplekken door ramen open te zetten of door gebruik te maken van aircosystemen.

Reinigingsgel voor elke medewerker

Zorg dat alle medewerkers eigen flesjes reinigingsgel- en doekjes tot hun beschikking hebben. Doordat ze deze op hun werkplek kunnen zetten in het gezichtsveld stimuleert dit het gebruik ervan.

Maak gebruik van sensoren

Om het aanraken van oppervlakten zoveel mogelijk te beperken, kun je gebruik maken van sensoren. Deze sensoren zorgen bijvoorbeeld voor het automatisch openen van deuren, het doorspoelen van het toilet of het stromen van de kraan.

Goede ventilatie

Ventilatie speelt een grote rol als we het hebben over het tegengaan van het coronavirus. Een permanente luchtverversing is nodig voor goede ventilatie in elke ruimte op kantoor. Dit zijn een aantal maatregelen die je kunt treffen als we het hebben over goede ventilatie.

Verse luchttoevoer – dit kun je bereiken door gebruik te maken van een mechanisch ventilatiesysteem. Dit is vooral cruciaal in werkruimtes maar meerdere mensen tegelijk aan het werk zijn.

Check de ventilatiesystemen – als je de systemen niet veel hebt gebruikt in de maanden voorafgaand de pandemie, is het verstandig om ze te controleren. Er bestaat een kans dat de luchtfilters na lang uitstaan zijn gaan schimmelen.

Ventileer voor en na een werkdag – zet niet de ventilatiesystemen pas aan wanneer je op kantoor bent. Belangrijk is om dit minimaal twee uur vóór er op kantoor gewerkt wordt te doen en minimaal twee uur nadat er op kantoor gewerkt is. Voor de sanitaire voorzieningen laat je het systeem 24/7 aanstaan.

Maak gebruik van buitenlucht – Ruimtes luchten nadat je er met een groep mensen hebt gezeten helpt om goed te ventileren. Laat ramen en deuren minimaal 15 minuten tegen elkaar openstaan na bijvoorbeeld een vergadering. Dit geldt niet alleen in de zomermaanden, maar straks ook in de wintermaanden.

Voor een goede ventilatie kun je gebruikmaken van sensoren. Deze sensoren meten de temperatuur en CO2 gehalte in een ruimte. Als gevolg van deze metingen kunnen sensoren van een ventilatiesysteem zichzelf aanpassen op het aantal medewerkers die tegelijk in één werkruimte zijn.

Smart buildings

Een ideale werkomgeving creëer je niet door te doen wat je altijd deed. Innoveren is belangrijk en hiermee bevorder je slim samenwerken, faciliteren en beheren. Een belangrijk kenmerk van een smart building is dat er gebruikt wordt gemaakt van innovatieve digitale technieken om het gebruik en beheer ervan te optimaliseren. Redenen om te innoveren naar een smart building?

• Beter en sneller werk kunnen doen;
• Minder gebruikmaken van energie;
• Een beter idee hebben waar iedereen zich bevindt;
• Efficiëntere verbinding maken met collega’s, relaties en klanten.

De sensoren in een smart building geven inzicht in de bezetting van de werkruimtes, de luchtkwaliteit en het energieverbruik. Deze slimme technologie kan ook ingezet worden tegen de verspreiding van het coronavirus.

Smart buildings om samen te werken

Een werkomgeving die qua temperatuur, luchtkwaliteit, licht en akoestiek helemaal aangepast is op de gebruikers. Sensoren kunnen medewerkers laten weten wat de beste plek is om hun werk uit te oefenen en wat de werkplekbezetting is. Op deze manier helpen sensoren overcapaciteit tegen te gaan en ondersteunt dit het anderhalve meter kantoor.

Sensoren door het hele gebouw

Sensoren in gebouwen bieden vele voordelen, zeker nu in tijden van corona. Het ondersteunt het gevoel van veiligheid wanneer sensoren worden ingezet om aan te geven wanneer het toilet schoongemaakt moet worden. Ook kunnen sensoren laten weten hoe goed de ventilatie is en deze automatisch laten aanpassen op bijvoorbeeld het aantal werknemers in een ruimte. Deze manieren om een veilige en comfortabele werkplek na te streven leidt tot een hogere productiviteit en medewerkerstevredenheid.

Conclusie

Een veilige werkplek is een uitdaging voor facility managers, maar de positieve gevolgen ervan zijn dat meer dan waard. De drie cruciale factoren voor een ideale werkomgeving vallen allemaal samen: gezondheid, productiviteit en veiligheid.. Je kunt de werkplekken nog zo schoon laten zijn, wanneer de gezondheid van medewerkers niet wordt gestimuleerd, zal dit op lange termijn niks doen voor de medewerkerstevredenheid. Daarnaast wil je dat voor elk type medewerker de juiste werkplek beschikbaar is. Op een veilige werkplek wil je geen overbezetting, maar houd er wel rekening mee dat medewerkers gebruik willen maken van zowel open werkruimtes als gesloten werkruimtes. Met sensoren kun je ervoor zorgen dat medewerkers op de juiste plek op het juiste moment hun werk kunnen uitvoeren. Als al deze drie factoren samenkomen heb je de ideale werkomgeving gerealiseerd.